Každý den se podle odhadů odehraje na světě na 30 milionů prezentací za použití programu PowerPoint. Schopnost tento počítačový program technicky ovládat však nezaručuje kvalitní výstup prezentátora. Například čtyři z deseti top manažerů amerických firem ve studii společnosti Motivational Systems přiznávají, že si alespoň jednou dali šlofíka, zatímco jejich kolega přednášel. A jen 3 % všech prezentací, které manažeři vyslechli, označili za skutečně dobré. Stát se dobrým přednášejícím prezentací přitom není tak těžké. Stačí dodržet několik základních pravidel.

V americké armádě se staly prezentace natolik neoblíbené, že například americký generál Herbert McMaster PowerPoint při vojenských operacích, které vedl v roce 2010, zakázal. Pro důstojníky, kteří většinu svého času tráví vypracováváním prezentací, se dokonce vžil speciální termín: PowerPoint Ranger. Podobně nenáviděné bývají prezentace v řadě českých kanceláří. Ať už chce přednášející představit publiku situaci na bitevním poli nebo nejnovější prodejní výsledky firmy, prezentace mu k tomu může dobře pomoci. Stačí se řídit několika základními pravidly. 

Patrick Lowenthal z University of Colorado Denver radí, že ze všeho nejdříve je nezbytné analyzovat, co naši posluchači potřebují vědět a také být schopný na základě prezentace jednotlivé body zvládnout. Ne vždy je přitom nutné prezentovat za pomoci PowerPointu. V případě menších neformálních setkání totiž může promítaná prezentace nežádoucím způsobem zvýšit odstup mezi přednášejícím a jeho publikem. Přednášky před větším publikem naopak dostanou díky elektronické prezentaci řád. „V českých firmách se projektor v přednáškové místnosti stal standardním vybavením. Jen málokdo si však uvědomuje, že ho nestačí jen zapnout a začít mluvit. Na vytvoření a nacvičení kvalitní prezentace je nutné si vyhradit dostatek času. Například odbornice Nancy Duarte ve svém textu Slide:ology, The Art and Science of Creating Great Presentations říká, že opravdu kvalitní prezentaci trvá připravit něco mezi 36 a 90 hodinami,“ upozorňuje Jana Martínková ze společnosti Activa, která se mimo jiné zabývá dodáváním prezentačních pomůcek do kanceláří. 

PREZENTACE: Začněte otázkou, buďte struční a používejte obrázky

Rozdíl mezi dobrou a špatnou prezentací představuje již začátek. Snažte se proto publikum zaujmout už za prvních 30 sekund. Dobře mířená otázka, šokující fakt nebo zábavná paralela mohou zajistit, že posluchači po prvních několika větách neztratí pozornost. Tím nejjistějším způsobem, jak publikum znudit po prvních pár snímcích, jsou podle vědců prezentace zahlcené množstvím textu. Místo dlouhých rozvitých vět je moudřejší využívat spíše heslovité odrážky a zbytek slovně okomentovat. Když prezentující jen přeříkává text uvedený na plátně, posluchači jej mají sklon neposlouchat. Nezbytné je též používat natolik velké písmo, že text bude dostatečně viditelný i pro posluchače v zadních řadách sálu.

Podpořit prezentaci vhodně zvolenými ilustrativními obrázky, grafy či grafickými prvky je ideální způsob, jak usnadnit publiku zpracování informace a udržet si jeho pozornost. Už v roce 1986 studie University of Minessota School of Management zjistila, že prezentující, kteří používají vizuální pomůcky, jsou o 43 % lepší v přesvědčování publika než ti přednášející, kteří vizuálno nepoužívají. Doktor Lynell Burmark z Thornburg Center for Professional Development pak říká, že zatímco slova jsou lidmi zpracována za pomocí krátkodobé paměti, což vede k tendenci špatně si je pamatovat, obrázky se zaznamenávají rovnou do paměti dlouhodobé.

Stejně zásadní je ale i konec prezentace. Například český expert na tuto problematiku Lukáš Hrdlička radí, aby každá prezentace byla zakončena krátkým shrnutím toho, co se posluchači dozvěděli. Prezentaci je přitom dobré připravovat tak, aby měla jednu či dvě hlavní myšlenky, které si posluchači odnesou. Lidé pak neodcházejí jen s dobrým pocitem, ale i konkrétním výstupem, který si jednoduše zapamatovali a mohou o něm dále přemýšlet.

PŘEDNÁŠEJÍCÍ: Dělejte pauzy, navazujte oční kontakt a neotáčejte se k lidem zády

Při přípravě prezentací se řada lidí stresuje známým zjištěním slavného psychologa Alberta Mehrabiana o tom, že při mluveném projevu posluchači přednášejícího posuzují jen ze 7 % podle slov, 38% roli hraje tón hlasu a celých 55 % připadá na řeč těla. Přitom ale stačí dodržet několik základních pravidel, která zajistí, že pečlivě připravená prezentace neskončí kvůli výkonu prezentujícího špatně. Jazyk prezentace je nutné upravit tak, aby byl co nejjednodušší. Publiku to usnadní porozumění. Je také dobré dělat pravidelné pauzy, které posluchačům poskytnou prostor pro zpracování myšlenky. Přednášející by se nikdy neměl otáčet zády k publiku. Dával by tak najevo nepřipravenost či neúctu. Klíčové je také neustále udržovat s publikem oční kontakt. Není dobré se fixovat na jediného člověka, ale každému posluchači věnovat dvě či tři sekundy pohledu. Právě pohled přímo do očí je v euroamerické kultuře spojený s navázáním důvěry. Naopak klopení očí publikum nezíská.

TIP: Předtím, než začnete prezentovat, zvolte vhodné nástroje

I když je PowerPoint světově nejrozšířenějším programem na vytváření prezentací, rozhodně není jediný. Můžete vyzkoušet například i programy Prezi, Impress LibreOffice nebo Powtoon, které zvládají zajistit dynamičnost. Příznivci platformy Apple využijí Keynote, pro sdílení s kýmkoliv odkudkoliv se zase hodí Google Slides. Je nutné zvolit správný projektor. U něho by se měl přednášející zaměřit na takzvanou svítivost, udávanou v jednotce ANSI lumenů, aby prezentace byla dobře vidět. A to zejména tehdy, pokud přednáškovou místnost není možné kvalitně zatemnit. „Čím větší je přednášková místnost, respektive promítaná plocha, a hladina okolního světla, tím vyšší svítivost je nutné zvolit. V zatemněné místnosti stačí svítivost okolo 1800 ANSI lumenů. Na promítání přes den se však hodí spíše projektory, které nabízejí 2700 až 3000 ANSI lumenů. Pokud je zasedací místnost prostorná a má velká okna, bude třeba projektor i s 4000 ANSI lumeny,“ doporučuje Jana Martínková ze společnosti Activa. Kvalitní zařízení se dají v dnešní době pořídit už od 10 tisíc korun. Pokud má prezentace grafy či diagramy, dobře poslouží laserové ukazovátko.

(tz)