Ve většině výrobních firem je naprosto běžné využití automatizace ve výrobě. Ať už je to automatický proces při CNC obrábění, robot pro manipulaci s materiálem, nebo třeba robotická svařovací ruka u pokročilých výrobních linek v automobilovém průmyslu. Princip náhrady manuální lidské práce je tedy běžný. Avšak podstatně méně firem jej využívá ve svých administrativních procesech.

Dovedete si přestavit, že nahradíte manuální práci schopné účetní softwarovým robotem, který dané manuální úkony zastane a paní účetní bude věnovat svou pozornost například analýze účetních dat a přípravě výstupů pro management, a tím zlepší podklady pro efektivní řízení společnosti? Náhrada manuální práce v administrativě je možná a navíc velmi efektivní. V současné době existuje už několik významných softwarových platforem, které umožní zavedení tzv. robotické automatizace administrativních procesů relativně jednoduše do firemního prostředí.

Podle studie firmy Deloitte The robots are waiting – are you ready to reap the benefits? robotická automatizace procesů zvýšila produktivitu u 95 % dotazovaných firem ve světě. V České republice je toto číslo zatím nižší – 74 % (zdroj: tisková zpráva Deloitte z 16. 10. 2018). Předpokládá se ale, že adopce automatizace administrativních procesů se bude velmi rychle zvyšovat.

„Má totiž řadu výhod, kromě vlivu na efektivitu procesů ve firmě například to, že softwarový robot chybuje méně než člověk a může pracovat 24 hodin 7 dní v týdnu. Roboti mohou také propojovat zdánlivě nepropojitelné IT systémy nebo významně zlepšit integraci firem nově začleněných do skupinových struktur. V neposlední řadě se dá automatizací řešit současný nedostatek pracovních sil,“ vysvětlil Tomáš Krýsl z České asociace interim managementu, který se specializuje na automatizace procesů.

Jak praxe ukazuje, ne vždy jde zavádění nových věcí snadno. Jednou z nejdůležitějších komponent úspěšného implementování principu robotické automatizace procesů je „prodání“ této myšlenky celo-firemně. Robotická automatizace procesů může být, stejně jako byla automatizace ve výrobě, v první fázi vnímána negativně. Proto je důležité všem dotčeným správně vysvětlit, proč se tímto přístupem firma zabývá a co je cílem. Tím totiž není skutečná náhrada lidské práce, ale její zefektivnění a převedení tam, kde je její kreativita potřebná.

V dalším kroku je nutné správně identifikovat procesy k automatizaci a vyzkoušet, že skutečně automatizovat jdou. „Nejlépe je vybrat jeden jako pilotní projekt a na něm si odzkoušet, že vše funguje a očekávané výsledky se dostavují. Není proto možné začít s komplexním, strategickým procesem jdoucím přes několik oddělení firmy. To má většinou za následek dlouhou dobu implementace a ztrátu důvěry v takové řešení,“ doplnil Tomáš Krýsl.
V případě, že ve firmě není interní zaměstnanec, který by robotickou automatizaci procesů měl na starosti a byl by to fanda tohoto přístupu, vyplatí se angažovat externího specialistu – interim manažera, který bude fungovat jako součást interního týmu po dobu zavádění robotické automatizace. Takový člověk má přehled o trhu a dokáže nejen pomoci s identifikací procesů k automatizaci, ale také s vytvořením interního týmu, který bude dál princip automatizace ve firmě rozvíjet.

(tz)