Veřejná správa je dozajista oblastí s největším výskytem dokumentů. Každý den se zde sbíhá a zároveň odtud odchází tisíce žádostí, posudků, smluv, faktur či dopisů. Vše přitom prochází rukama obrovského množství úředníků. Snahou každého státu či města je práci veřejné správy zrychlit a zefektivnit, a v souladu s tím snížit i celkový počet úředníků. Praxe ze soukromého sektoru již prokázala, že těchto cílů lze dosáhnout zefektivněním práce s dokumenty.

Každý zodpovědný úřad by se proto měl obrátit na profesionálního dodavatele dokumentových řešení. Pokud je zároveň schopen zajistit i kompletní správu tiskového parku, jde o výhodu, protože tisk, skenování a kopírování dokumentů velice úzce souvisí s jejich dalším zpracováním.

            Základem efektivní správy dokumentů je jejich digitalizace při vstupu do organizace. Konečná podoba a rozsah digitalizačních služeb by přitom měla být vždy upravena na míru dle potřeb zákazníka. V soukromém sektoru se zohledňuje velikost společností, jejich zaměření i jednotlivé požadavky. Stejné přizpůsobení vyžadují tyto služby i v oblasti veřejné správy. Profesionální dodavatelé by tak měli být schopni nabídnout řešení podle individuálních požadavků každé instituce. Při výběru by měly úřady dbát nejen na rozsah služby, ale také na rychlost a jednoduchost jejího nasazení. Samozřejmostí jsou pak zejména softwarové funkce, které danému úřadu zefektivní procesy zpracování dokumentů v oblasti, která jej nejvíce zatěžuje.

            Dokumentová řešení fungují na principu automatického rozpoznávání a vytěžování údajů, jako jsou například částky, termíny, názvy firem či organizací a dalších definovaných informací. Správa dokumentů v elektronické formě umožňuje zrychlení a zjednodušení veškerých navazujících procesů. Nastavením řízeného procesu je následně možné zefektivnit celý oběh dokumentu od jeho pořízení přes kontrolu a schválení až po odeslání či archivaci. Zejména v sektoru veřejné správy jsou tyto procesy velmi složité a často nepřehledné. Kvalitní dodavatel dokumentových řešení by měl proto provést nejprve analýzu procesů a navrhnout jejich novou optimální podobu.

            Práce na úřadech veřejné správy je charakteristická zpracováváním údajů, které mnohdy vyžadují vyšší úroveň zabezpečení. Také v této oblasti nabízejí moderní dokumentová řešení řadu funkcí, jež umožňují odhalit či snížit potenciální rizika a předcházet nežádoucímu nakládání s důvěrnými informacemi. Základem celkového zabezpečení by mělo být nastavení přístupových práv a přesná definice vlastníků konkrétních dat. Tímto způsobem lze vždy přesně zjistit kdo, kdy a jak změnil konkrétní dokument. Tato funkce působí jednak preventivně, a jednak nabízí i široké možnosti zpětné kontroly.

            Moderní bezpečnostní systémy dokážou také odhalovat kritická místa v toku dat, chrání informace ve veřejných složkách a v cloudových úložištích, anebo napomáhají s rychlým a bezpečným přesunem velkého množství dat. Aktuálně je za jednu z největších bezpečnostních hrozeb nejen ve veřejném sektoru považována existence tzv. nestrukturovaných dat. Jejich množství v současné době prudce roste a často se vymykají kontrole. Ve většině organizací tvoří až 80 % všech interních dat a jejich objem se každých 12 až 18 měsíců zdvojnásobuje. Velcí dodavatelé dokumentových řešení se proto nyní zaměřují i na kontrolu a zabezpečení právě těchto dat. 

(red)