I přesto, že jsou lidé již z home office unavení, zpět do firemních kanceláří se nehrnou. Mezi kolegy zatím zavítá v průměru zhruba 15 % zaměstnanců oboru zákaznických, podnikových a IT služeb. Tři ze čtyř firem proto v současné době řeší úpravy nájemních smluv a optimalizaci plochy svých kanceláří.

Plánují snižování počtu pracovních stolů i celkové kancelářské plochy a při přestavbě svých prostor kladou důraz na zázemí pro setkávání, spolupráci a kreativitu. Vyplývá to z průzkumu asociace ABSL a poradenské společnosti Colliers.

Jak ukazuje Microsoft Work Trend Index z března 2021, technologie zrychlily práci zaměstnanců pracujících z domova až o 50 %, produktivita tedy stoupá, ale současně s tím stoupá i únava a pocity vyčerpanosti a izolace. I přesto zatím lidé nemají chuť k návratu do kanceláře. „Už začátkem května jsme zaměstnancům nabídli možnost znovu začít využívat firemní kanceláře. V první fázi jsme umožnili zaplnění 15 % kapacity s tím, že si zaměstnanci musí předem rezervovat místo i čas, který chtějí v kanceláři strávit. Kapacitu jsme od půlky června navýšili na 50 %, do dnešního dne však o práci z kanceláře projevilo zájem jen zhruba 15 % našich zaměstnanců,“ říká Jaromír Staroba, ředitel centra podnikových služeb ABInBev.
Podobné zkušenosti mají i ostatní firmy z oboru. Řada společností především z IT sektoru dokonce zatím návrat z home office ani nevyhlásila a nadále doporučuje pracovat z domu až do konce letošního roku.

Rozhodnutí by mělo být na zaměstnancích

Plných 60 % firem je dle průzkumu ABSL a Colliers přesvědčeno o tom, že lidi nelze k návratu do firemních kanceláří nutit a že je potřeba je nechat samostatně rozhodovat o tom, kdy budou pracovat z kanceláře a kdy z domova. Například společnost SAP se na základě zpětné vazby svých lidí i pozitivních zkušeností s kvalitou výkonu práce na dálku rozhodla zavést flexibilní pracovní podmínky a umožnit zaměstnancům volit místo a čas práce dle jejich individuálních potřeb. Více než 80 % pracovníků v jejich průzkumu uvedlo, že by do budoucna chtělo kombinovat práci z domova s prací z kanceláře, nejčastěji šlo o ženy a čerstvé absolventy.

O změně kanceláře přemýšlí 2/3 center podnikových, IT a zákaznických služeb

Je zřejmé, že rok pandemie a práce z domova změnil pracovní návyky lidí i funkci firemních kanceláří. Ty by měly začít fungovat jako místa, kde se zaměstnanci setkávají, sdílejí informace a zkušenosti a spolupracují, a poskytovat zázemí pro hybridní způsob práce. Ten dle 90 % respondentů zůstane běžným modelem i nadále. „I proto zhruba 70 % firem aktuálně řeší úpravu nájemní smlouvy v souvislosti s optimalizací plochy a investují do změn dispozice a technologií, které mají tohle nové nastavení podpořit. Investují tak například do nových nástrojů pro videokonferencing, do interaktivních digitálních obrazovek, do aplikací umožňujících rezervovat si pracovní místo či prostory pro schůzky a setkání týmu,“ říká Jonathan Appleton, ředitel asociace ABSL, která sdružuje firmy z oboru zákaznických, podnikových a IT služeb, v němž působí 120 000 kancelářských zaměstnanců. „Z klasických kanceláří, kde měl každý svůj dedikovaný stůl, se budují kanceláře zaměřené na prostory, v nichž se mohou potkávat lidé a spolupracovat. Všechny vybavené obřími obrazovkami, aby se ke schůzkám mohli připojit i další kolegové, kteří jsou právě ve své domácí kanceláři,“ dodává.

Změnu je potřeba řádně odkomunikovat

Firmy, které své kanceláře během tohoto roku přizpůsobily novým modelům práce, však budou muset své zaměstnance na všechny změny dobře připravit. „Ve firmách se často zapomíná, že zaměstnanci jsou v podstatě rok mimo kancelář, která pro ně znamenala určitou jistotu, kam se téměř každý den vraceli na stejné místo, mezi kolegy, které většinou důvěrně znali,“ říká Jana Vlková, z poradenské společnosti Colliers a dodává: „Nyní se budou vracet do pracovního prostředí, které vlastně vůbec neznají, kde mají pracovat jiným stylem, jinak komunikovat, používat jiné technologie, možná sedět každý den vedle někoho jiného. A to je pro řadu zaměstnanců velký zásah do jejich pracovního nastavení a s touto změnou je nutné intenzivně pracovat ještě před návratem do kanceláří.“

(tz)