Jan Šafka je majitelem společnosti Atollon, softwarové firmy, která úspěšně expanduje do zahraničí. Své zkušenosti z podnikání sdílí s řadou mladých lidí, např. na VŠE, skrze yourchance o.p.s. podporuje provoz portálu Finanční gramotnost do škol a realizaci projektu Začni správně. 

Začněme u podnikatelských aktivit. Na začátku jste rozjížděl firmu sám nebo jste měl kolem sebe lidi, kteří vám pomáhali?

Jelikož jsme softwarová firma, tak jsme zakládali firmu se softwarovými odborníky. Samozřejmě začínat firmu o jednom člověku je velice náročné, protože veškeré role ve firmě musí zastávat právě tento člověk. Pro mě je firma obrazem podnikatele. A podnikatel i samotná firma začínají růst v době, kdy už jeden člověk nezvládá veškeré role a přichází na řadu nabírání nových lidí. Vždy platí, že čím menší je firma, tím lidé, kteří zde pracují, musí být univerzálnější.

V čem menší podniky dělají největší chyby a na co by se měly zaměřit? A kde vy, jako člověk, který si už v podnikání mnohým prošel, vidíte největší překážky? 

Podle mě největší chybou je tlačit na rozvoj firmy nabíráním více lidí. Lepším řešením je, když člověk postupně nahrazuje svoje kompetence. Pokud je firma v náročném období, kdy má hodně práce a má pocit, že by tomu pomohlo více lidských zdrojů, měly by si spíše zatnout zuby a zkusit to zvládnout. Nábor zaměstnanců by měl přijít až v době, kdy lidi už opravdu nezvládají a jsou na konci svých sil. Tuto chybu jsem udělal i já, neměl jsem balanc mezi tržbami a lidskými zdroji. To znamená, že jsme měli více lidí než bylo nutné. Pak přišla krize, potřebovali jsme snižovat náklady, propustili polovinu z nich, ale obrat se nám nezměnil. Pouze jsme zvýšili efektivitu.

Je tedy velmi dobré škálovat firmu prostřednictvím náboru zaměstnanců teprve tehdy, když jsou dobře nastaveny procesy a následně systémy. Pokud má firma aspoň částečně nastavený svůj business model na komunikaci přes internet, je velice přínosné lidskou práci částečně nebo úplně nahradit softwarem. Vždy je lepší myslet na to, jak si práci zjednodušit než nabírat a zaškolovat stále nové zaměstnance.

Kdybyste měl začínajícímu podnikateli říci, jaké jsou klíčové věci pro růst firmy, které byste zmínil?

Pro mě jsou klíčové tyto věci: ověřený business model a perfektní znalost zákazníka. Potřebuji přesně vědět, co mu budu dodávat, jak zákazník vnímá hodnotu služby či produktu a kolik je za to ochotný zaplatit. Také je důležité si uvědomit, jestli moje firma bude natolik perspektivní, v budoucnosti vydělávala, a zda budu mít finanční prostředky na rozjezd firmy.

Pak přichází na řadu nastavení základních obchodních procesů, umožňující další rozvoj do budoucna. V těchto procesech se vždy hodí mít propracovaný informační systém. V dnešní době jsou velice užitečné právě systémy CRM, kde se dají zapsat a zpracovat všechny obchodní i účetní informace. Je rozhodně dobré do těchto věcí investovat, pokud to podnikatel se svojí firmou myslí vážně.

Jaké technologie by měly firmy využívat?

Záleží na tom, na jakém business modelu firma funguje. Pokud je z větší části řízena elektronicky, je nemyslitelné, že by neměla automatizované jisté procesy.

Co se týče technologických trendů na českém trhu, tak český trh nenabízí tolik možností. My přebíráme to nejlepší z úspěšných zahraničních systémů a skládáme to do jednoho kompaktního balíčku. Snažíme se ušetřit čas i peníze zákazníkovi tím, že si nemusí integrovat několik odlišných aplikací sám či s pomocí placeného specialisty, ale nabízíme mu ucelené řešení i potřebné zázemí. Tyto aplikace fungují v cloudu, což znamená bez instalace a s jedním přístupovým heslem.

Snažíme se pracovat na kompletní automatizaci styku se zákazníkem, která však neopomíjí lidský přístup. Někteří naši klienti mají propojené webové stránky s objednacími formuláři, integrovaný e-shop se CRM či vidí kompletní historii komunikace se zákazníkem. Zvyšuje to efektivitu firmy, lidé si ve firmě mohou více pomáhat díky perfektní interní komunikaci, a aby se poskytla dobrá služba zákazníkovi, není potřeba přítomnost všech zaměstnanců.

Náš systém CRM je odlišný v tom, že je komplexnější. Pro běžné řízení firma potřebuje mnoho manažerských reportů, aby bylo možné zhodnotit výkon práce zaměstnanců. Existují dva způsoby, jak tyto reporty zajistit. Buď musí zaměstnanci vyplňovat tabulky anebo mají zajištěn přístup do komplexního systému. Právě my tento komplexní systém poskytujeme. Tento systém poskytuje manažerovi zpětnou vazbu, zda jeho podřízení směřují svoji obchodní a komunikační aktivitu správným směrem. Je zde možno plánovat si schůzky, evidují komunikaci s firmou a mnohé další.

Podnikatelé však často mívají strach pořídit složitější systémy, protože je pokládají za příliš náročné. Co si o tom myslíte?

Pokud to podnikatel myslí se svojí firmou vážně, má vizi a ambice, tak nesmí mít strach z technologií. Může si najmout konzultanta, který mu pomůže. Jediné s čím si musí poradit sám, jsou vize a ambice podnikatele. I když máte perfektní technologie, bez nich to nejde. Mezi našimi zákazníky někteří využívají základní verze jako chytřejší databázi kontaktů. Jiní mají firmy v podstatě celé online a procesně řízené. Jak říkám je to vše o tom, kam chcete firmu dotáhnout. Pokud však firma začíná a nemá nic, velkým krokem je už to, že vytvoří databázi, kam si zanese informace o zákazníkovi.

Fungovat musí procesy, které vám umožní odejít z práce s vědomím, že vše běží i v době vaší nepřítomnosti. To vám poskytnou právě informační systémy.

Co považujete za největší výzvy?

Upřímně řečeno, já jsem dost neohrožený tvor. Pro mě nebyla žádná výzva natolik velká, abych se jí zalekl. Nejhůře se mi ale určitě překonávalo období, kdy jsem hledal někoho, kdo by ve firmě (kromě mě) uměl prodávat.

Jaké jsou vaše vize?

Moje vize je  Atollon jako globální firma - řetězec partnerů, kteří budou pomáhat prosazovat Atollon ve světě. Máme momentálně zastoupení v Brazílii, Polsku, Rumunsku a nově i v USA. Snažíme se neustále vylepšovat spolupráci s nimi, péči o ně a hledat další cesty rozvoje. A co já osobně pro to dělám? To, že v každý den vstávám v 5 hodin ráno a hodinu přemýšlím, jak firmu a její služby rozvinout dál a jak pomáhat našim klientům.

A vaše osobní motivace?

Určitě je to úspěch. Velkou motivací je pro mě i pochvala klienta. Největší odměnou je, když po měsíci tvrdé práce slyším od klienta: „Je to perfektní, funguje to lépe, než jsme čekali.“

V úvodu bylo zmíněno i to, že podporujete obecně prospěšné aktivity. Co vás k tomu vede?

Věřím, že investovat alespoň několik málo procent z vlastního úspěchu na dobrou věc je závazkem každého podnikatele ke společnosti, ve které žije.

(red)