Většina dokumentů dnes vzniká elektronicky. Ale jen v málo firmách bychom nenašli množství šanonů s vytištěnými dokumenty, které zabírají cenné místo. Nemluvě o tom, že pokud starší dokument skutečně potřebujete, musíte ho obvykle namáhavě hledat.

Přitom není důvod, proč celou agendu nezpracovávat digitálně, aniž porušíte legislativní požadavky.

V létě bývá pracovní zatížení díky dovoleným trochu menší, proto představuje toto období ideální čas věnovat se věcem, které jsou sice potřebné, ale mohli jsme je odložit. K těm často patří třídění dokumentů, ukládání aktuálně nepotřebných složek do krabic, protože při podnikání se nevyhne „papírování“ velká firma stejně jako živnostník. Smlouvy, prezentace, rozvahy, hlášení, přiznání. Řadu dokumentů musíte ze zákona archivovat až 45 let, některé si naopak ponecháváte pro vlastní potřebu. Každopádně se o ně musíte zároveň i starat, aby si zachovaly svoje vlastnosti. Text může postupem času vyblednout, papír působením různých teplot a vlhkosti ztrácí konzistenci. Navíc z praktického hlediska potřebujete mít dokumenty označeny nejen datem vzniku, ale také dobou skartace. Všechny tyto starosti vám mohou odpadnout, pokud dokument budete „skladovat“ v digitálním archivu. Čím dříve s digitalizací začnete, tím dříve se zbavíte záplavy papíru, a jak budou dobíhat skartační lhůty papírových dokumentů, uvolní se vám místo ve firmě nebo si nebudete muset pro archiv pronajímat drahé prostory.

I když digitální archiv přináší řadu pozitiv, pouze 49 % firem v ČR alespoň částečně digitální dokumenty uchovává, ne vždy ale vhodným způsobem. „V dnešní době je zbytečné archivovat dokumenty v tištěné formě, zvlášť když v podstatě všechny vznikají elektronicky. A ty starší je možné do elektronické podoby pohodlně převést,“ řekl Martin Vondrouš, business development manager společnosti Software602, která se specializuje na digitalizaci procesů ve firmách i státní správě a stojí například za více než 13 milióny digitálně podepsaných dokumentů v roce 2023. „Dokumenty v elektronickém archivu lze snadno vyhledávat a u těch, které archivovat musíme ze zákona, nám odpadá problém s hlídáním povinné lhůty. Tu si u každého dokumentu profesionální archiv hlídá automaticky,“ dodal Martin Vondrouš.

Povinnost máte ze zákona
Povinnosti vyplývající ze zákonů jsou nejčastějším důvodem pro uchovávání dokumentů. Proto se nutnosti archivovat často nevyhnou ani živnostníci, například plátci DPH nebo zaměstnavatelé. Koho se tedy povinnost archivovat týká?

Účetní jednotky a plátci DPH archivují účetní záznamy a doklady pro stanovení DPH po dobu pěti let, pokud jde o účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví, deset let účetní závěrku, výroční zprávu a daňové doklady.

Zaměstnavatelé musejí archivovat tři roky stejnopisy evidenčních listů, šest let seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti, deset let mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, 45 let mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění. Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci archivují pět let účetní doklady jako faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, výplatnice apod.

Na obchodní společnosti, družstva, notáře a některá politická uskupení se dále vztahuje povinnost trvale ukládat vybrané dokumenty z přílohy č. 1 zákona o archivnictví (např. zakladatelské dokumenty, výroční zprávy, účetní závěrky) a nabídnout je státnímu archivu k takzvanému výběru poté, co uplyne jejich skartační lhůta, nebo nejpozději v případě ukončení své činnosti. Pokud státní archiv shledá dokumenty důležitými i pro budoucí generace, převezme je do svého archivu jako tzv. archiválii.

Výhoda elektronického systému
Digitální archiv na rozdíl od ukládání do šanonů a krabic nabízí vyšší přehlednost a dohledatelnost dokumentů. Samozřejmě to zvyšuje efektivitu práce už jenom tím, že s jedním dokumentem může pracovat víc osob najednou. Nemusíte tak po firmě hledat toho, kdo si z archivu vypůjčil potřebný šanon a zapomněl ho vrátit. V elektronickém archivu od Software602 je navíc možné vyhledávat fulltextově podle klíčových slov, podle doby vzniku, data podpisu nebo podle podpisovatele a řady dalších metadat. Digitální archiv nabízí také takzvanou aktivní péči, kdy se na rozdíl od běžného úložiště například pohlídá platnost podpisů na uzavřených smlouvách, hlídá skartační lhůty a automaticky udržuje podpisy na každém dokumentu v platnosti. Postará se tedy o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky i pravidla skartace, včetně případné implementace nových zákonných úprav.

Jak správně převést papír
Základem dobré funkcionality digitálního archivu je správný elektronický dokument, ať již nativní, nebo papírový, konvertovaný do elektronické podoby. A právě ve vytvoření validního elektronického dokumentu, který lze uložit do dlouhodobého archivu, řada uživatelů chybuje. Pro archivaci dokumentů v elektronické podobě je nutné zachovat věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Dokument tedy musí být opatřen elektronickou pečetí a el. časovým razítkem, které říká, že prvotní dokument nebyl upraven. Tím však péče o dokument nekončí, technická platnost časového razítka je pět let a po uplynutí této doby musí být dokument „přerazítkován“ novým. O správné zpracování a opatření dokumentů všemi náležitostmi pro právní validitu se starají například nástroje Sofa a Formflow od Software602, pracující s tzv. aktivní péčí. Na rozdíl od klasických úložišť, jako je Google Disk, pečují nejen o správnost uložených dat, ale také o jejich dlouhodobou správu a ochranu.

(tz)