Agilita a RPA nejsou jen módní trendy, mohou se stát skutečnými pomocníky v době, kdy firmy musí vše zefektivnit a zároveň přísněji hlídat náklady, tedy v době krize nebo v pokrizovém období. Avšak je potřeba vědět, jak na to.

Robotická automatizace administrativních procesů (RPA – Robotic Process Automation) začíná být velmi aktuální. Zejména ve větších firmách s velkým počtem administrativních transakcí je automatizace těchto procesů velké téma. Firmy jsou schopny ušetřit hodiny práce zaměstnanců, zvýšit tak efektivitu procesů, ale i flexibilitu v čase krize. Stejně tak aktuální je být „agilní“. Agilní řízení projektů je založeno na myšlence postupného dodávání produktu v situaci, kdy finální podobu nelze na začátku přesně definovat. Jinými slovy, víme, co chceme docílit, ale neznáme ještě některé detaily pro zadání, anebo se nám okolní prostředí dynamicky mění. „Zajímavostí tohoto přístupu je, že finální produkt můžeme těmito postupnými kroky dovést k dokonalosti, ale zároveň jsme schopni velmi dobře sledovat náklady právě tím, že produkt postupně dodáváme a zdokonalujeme. Zejména hlídání nákladů je v současné době velmi důležité a bude důležité i v pokrizové době,“ uvedl Tomáš Krýsl, specialista na automatizaci firemních procesů z České asociace interim managementu, která sdružuje krizové a projektové manažery.

Spojením agility a RPA se z módních slov stává velmi efektivní přístup k automatizaci v době, která vyžaduje na jedné straně být flexibilní a efektivní (automatizovat), ale zároveň více než kdy dříve přísně hlídat finance. Zautomatizujeme tedy postupně části procesu podle toho, jak je proces pro nás kritický a kolik na jeho automatizaci máme prostředků.

Není ale vše tak jednoduché, jak to na první pohled vypadá. V obou případech je potřeba vědět, jak na to. „Při zavádění RPA je potřeba mít prozkoumáno, jaké procesy lze automatizovat. Zda se to vyplatí, zda je to technicky možné, a které procesy dává smysl automatizovat dříve a které později. Při agilním řízení projektů je zase nutno vytvořit správné podmínky, do procesu zařadit správné lidi a dodržovat určitá pravidla, která agilní projekt podpoří,“ dodal Tomáš Krýsl. V obou případech je potom nutné správně „prodat“ celému firemnímu týmu, proč je změna důležitá.

Jednou z cest je nechat si vyškolit své interní experty, zdrojů pro školení je na trhu již dostatek, nebo zaangažovat externí specialisty, kteří firmu celým procesem provedou. Může jít o externí konzultanty, zejména u krátkodobějších projektů, nebo lze využít interim manažery pro dlouhodobější projekty. Jejich činnost zastřešuje Česká asociace interim managementu (CAIM), která se zaměřuje, mimo jiné, na moderní formy podpory firem a poskytuje základní poradenství zdarma. Interim manažer může fungovat jako součást interních týmů, a smazat tak obavy ze spolupráce se třetí, nezávislou stranou.

(tz)