Pohledávky – téma, které dnes řeší téměř každá firma. Obchodování na otevřený obchodní úvěr – neboli na principu pohledávek s odloženou splatností – je v současném ekonomickém prostředí nutností. Tržní zvyklosti nutí firmy k dodávkám, za které dostanou zaplaceno v lepším případě až za několik týdnů. To často znamená doplňovat pracovní kapitál cizími zdroji – bankovními úvěry, factoringovým financováním, atd. Nepřijde-li potom platba, nebo se výrazně zpozdí má management firmy pěkný bolehlav – musí splácet úvěry, platit svým dodavatelům a najednou tak nějak není z čeho. Protože dnes pohledávky často tvoří velkou část majetku firem, je potřeba se o ně dobře starat – do úprav firemních prostor přece také firma investuje. Credit management, neboli správa pohledávek, je spousta práce která se mnohonásobně vyplatí.

Myslet si znamená málo vědět

Všechno začíná správným výběrem toho, komu bude firma na otevřený úvěr dodávat. Mohlo by se zdát, že se jedná o triviální záležitost. Prostě se domluvím s panem XY, ten má velkou firmu, odebere spoustu zboží a za tři měsíce zaplatí. Vždyť jsem o něm slyšel, že je slušný. Ale ouha – za tři měsíce platba nikde a pan XY i když je slušný (či právě proto?) doplatil na druhotnou platební neschopnost a je v insolvenci. Dnes je totiž potřeba o odběratelích získávat co možná nejvíce aktuálních informací a to jak finančních, tak tržních. I navenek dobrá firma dnes může dopadnout špatně – může mít latentní skryté problémy, či jí prostě také někdo nezaplatí a je to. Těchto případů bylo mnoho v iniciačním období krize v letech 2008-2009. Takže informace a zase informace – vždyť přece žijeme v informační společnosti. Informace si firma může zajišťovat vlastními silami – to však většinou nevychází úplně lacino. Na trhu existují informační agentury, které informace o odběrateli seženou, utřídí a často i doporučí rámec obchodování, aniž by však nesly následky omylu. To může vyvolat zvýšené náklady na právníky v případě zmýlené.

Na rozdíl od nich například úvěrové pojišťovny obstarají informace, provedou jejich analýzu, stanoví maximální limit (doporučení pro rozsah otevřených pohledávek,) a navíc do jeho výše pohledávky pojistí a případně pomohou s vymáháním. Takže v případě nezaplacení se firma ke svým penězům dostane. Informace je tedy třeba neustále obnovovat, pokud možno monitorovat finanční situaci odběratele a zprávy z trhu. Prostě jak již bylo řečeno – spousta práce.

Jasné smlouvy, dobří přátelé

Nezanedbatelnou součástí celého procesu je správné vystavení faktur a dalších dokumentů, potvrzujících dodávku a její převzetí. Opět – většina firem řekne, že se jedná o běžnou a "zvládnutou" agendu. Opak je ale pravdou – málokdo by asi uvěřil, kolik problémů se vyskytne, je-li potřeba právně prokázat existenci a oprávněnost pohledávky či správné dodání zboží nebo služeb. Každé odvětví má jiné dodací zvyklosti, jedno však je společné – objednávku, fakturu a dodací dokument je možné relativně jednoduše zbavit právních nedostatků. Faktura (objednávka) musí obsahovat přesnou identifikaci smluvních subjektů – mnohdy se stává, že odběratel není uveden přesně (například v Německu je rozdíl mezi GMBH a GMBH und CO. KG) a už to je mnohdy důvod minimálně k zásadnímu odkladu platby. Dále je třeba přesně specifikovat co, v jaké kvalitě a množství bylo dodáno – vyhneme se tak diskusi a sporům, že na faktuře je něco jiného než bylo objednáno - dodáno. V neposlední řadě je dobré detailně popsat cenu – a to jednotkovou a součet včetně indikace daní, sazeb, atd. Firma se tak vyhne dokazování, ve kterém bude pravděpodobně úspěšná, které však bude trvat poměrně dlouho. A dodací dokument, který by měl opět obsahovat podrobné údaje o druhu, kvalitě, množství, jednotkové ceně a ceně celkem musí být potvrzen ze strany odběratele – a pozor – oprávněnou osobou. Jinak se firma vystavuje možnému časovému skluzu díky "dohledávání". A čas – to je faktor, který ovlivňuje firemní finance.

Pozdě bycha honit

Firma našla odběratele, v pořádku mu dodala a vše náležitě zdokumentovala a vyfakturovala (zaslala fakturu). Teď se tedy těší na platbu. První věcí je mít v pořádku evidenci termínů splatnosti a pečlivou a okamžitou evidenci pohybů na účtech. Tak firma zjistí, že i když splatnost faktury již uplynula, platba stále ještě nepřišla. A firma by to měla zjistit co nejdříve a nastavit si periody upomínání. Nebojme se upomínat kohokoliv – třeba jen zapomněl a upomínání není nic špatného. Samozřejmě není nutné hned po čtrnácti dnech hrozit soudem, ale připomenout se je správné. Upomínání by mělo být odstupňováno podle uplynulého času a firma by měla být připravena např. po třetí upomínce již učinit další kroky. Měla by však vědět jaké kroky to budou – mimosoudní vymáhání přes agenturu, předání vymáhání právní kanceláři, atd. Například KUPEG úvěrová pojišťovna, a.s. je připravena svým klientům plně asistovat v procesu vymáhání – k tomu má své vlastní specialisty, kteří tuto složitou a nepříjemnou agendu jsou schopni dělat jménem klienta, ale hlavně za něj.

Čas – již jsme se o něm několikrát zmínili – to je faktor výrazně ovlivňující úspěšnost vymáhání plateb, což je dnes bohužel běžnou součástí života firem. Čím dříve se o své peníze začnou starat, tím vyšší je pravděpodobnost, že je získají.

Co je tedy credit management?

Je to mnoho činností souvisejících s více oblastmi fungování a života firmy směřujících k jedinému cíli – aby nepřišla o majetek a peníze, které jí patří. Velkou část činností je možné úspěšně přenést na profesionály – například úvěrové pojišťovny – ale rozhodnutí o provádění správy pohledávek a přístup ke správě je v rukách vedení firmy. A že se mnohdy jedná o „životní" rozhodnutí, o tom se přesvědčilo mnoho firem v období krize.

Protože se úvěrovým pojištěním zabývám již více než dvacet let, vím, že toto pojištění se vším, co nabízí, může firmám v procesu credit managementu účinně pomoci; jak při výběru partnerů a stanovení jejich kredibility, tak v monitoringu situace a případném vymáhání. A neříkám to z pozice marketéra, ale klienta pojišťovny, kterým jsem mnoho let byl.

Ing. Martin Najman, ředitel marketingu, KUPEG, úvěrová pojišťovna, a. s.