Petr KotenČeská společnost pro jakost sdružuje jednotlivce i organizace zabývající se zejména nástroji a systémy managementu kvality a příbuznými oblastmi. K těm patří i systémy managementu kontinuity podnikání. Každý z nás o nich už zřejmě více či méně slyšel, ale víme přesně, co to je, a hlavně k čemu je to dobré? Na toto téma jsme hovořili s výkonným ředitelem ČSJ Ing. Petrem Kotenem.

Mohl byste představit pojem systém managementu kontinuity podnikání, anglicky Business Continuity Management – BCM?

Stručně řešeno, jde o tu část managementu organizace, která je zaměřena na zvládnutí dopadů nežádoucích situací – takzvaných narušení, která mohou organizaci postihnout. Tím zvládnutím je míněno zajištění kontinuity činností a obnova narušených činností na požadovanou minimální úroveň.

Jaké jsou příčiny toho, že vzniknou takové situace?

Existuje mnoho druhů příčin vzniku narušení, se kterými se setkáváme dnes a denně. Jedním prvkem mohou být přírodní pohromy, kam patří mimo jiné požáry a povodně. Požár či povodeň mohou například ovlivnit možnost fyzického přístupu do provozovny, v horším případě pak i zničení firemní infrastruktury. A právě systémy managementu kontinuity podnikání nám umožňují snadněji nežádoucí situace zvládat i lépe jim předcházet.

A další? Určitě jich je nekonečné množství...

Bohužel jsme měli všichni příležitost pocítit, a pociťujeme stále, nežádoucí vlivy globálního charakteru, mám na mysli dopady epidemie, zprostředkovaně i dopady války.
Z užšího, technologického pohledu se můžeme setkat se selháním softwaru či hardwaru, výpadky energie, ztrátou či zničením dat. Nelze opomenout ani lidské vlivy, kam mohou patřit záměrné podvody, krádeže, ale i takzvané lidské chyby. To vše má potenciálně negativní dopady do kontinuity – hladkého chodu našeho podnikání, našich činností.

Vaše organizace byla v minulém roce dokonce akreditována pro certifikaci systému managementu kontinuity podnikání podle normy ISO 22301. Jste jediní v České republice?

Ano, je tomu tak, mohu říci, že po velkém úsilí kolegů ze společnosti se podařilo získat akreditaci pro tuto certifikaci podle ISO 22301 – Certifikace systému řízení kontinuity podnikání. A momentálně jsme zatím opravdu jediná ryze česká certifikační společnost, která tuto výjimečnou službu zákazníkům nabízí.

Co norma ISO 22301 požaduje?

Nejdříve je potřeba uvést, že norma je určena pro organizace soukromého i veřejného sektoru bez ohledu na velikost. V názvu má uvedeno kontinuita podnikání, ale chápejme tento pojem v obecnější rovině jako kontinuita činností, ať v soukromém, či veřejném sektoru. Je důležité, že struktura normy je harmonizovaná s ostatními normami pro systémy managementu, což usnadňuje zavádění jejích požadavků, udržování i zlepšování systému.
A k vlastním požadavkům... Z mého pohledu k těm klíčovým bodům normy patří posuzování rizik souvisejících s narušením činnosti organizace a dále pak analýza dopadů do podnikání. Analýza dopadů do podnikání nám umožní, mimo jiné, určit prioritní činnosti, které musí být chráněny proti narušení a v případě narušení obnoveny v požadovaném čase na potřebnou úroveň. Jinak řečeno – vím, co mi hrozí a jaké procesy potřebuji chránit.
Na základě výstupů z posuzování rizik a analýzy dopadů do podnikání pak organizace stanovuje svoje strategie, postupy a řešení, jak se chovat před narušením, během něj a po něm.
Samozřejmě norma obsahuje systémové požadavky, které běžné známe z jiných ISO norem, jako jsou například vymezení systému, pravidla pro řízení dokumentovaných informací, provádění interních auditů, monitoring výkonnosti, přezkoumání vedením nebo zlepšování.

Jsou v souvislosti s normou kladeny nějaké zvláštní požadavky na pracovníky?

Pracovníci by si měli být zejména vědomi svých rolí a odpovědností v rámci systému kontinuity podnikání. Zkrátka musí vědět, co mají dělat, když nastane určitá nežádoucí situace. Je třeba znát odpovědi na otázky: Kdo má konat? Co má konat? Kdy, za jakých podmínek má konat? Kde má konat? Také by měli být relevantní pracovníci zapojeni do programu nácviku a testování potřebného pro zachování kontinuity činností. V rámci BCM jsou však další specifické role – například interní auditor BCM, který by měl znát normu ISO 22301 a doporučené auditní postupy, ideálně podle ISO 19011. A samozřejmě osoba odpovědná za celý systém BCM by pak měla detailně znát normu ISO 22301 a související principy.

Zdůraznil byste některé výhody fungujícího systému managementu kontinuity podnikání?

To, že se podaří včas řešit narušení chodu organizace, má pozitivní vliv zejména ve vztahu k zákazníkům. Jsme schopni nadále plnit svoje závazky vůči nim, a udržovat si tak i naši důvěryhodnost. Pravidla a včasná reakce nám rovněž umožňují efektivně chránit majetek i osoby a minimalizují nutnost improvizace v krizových situacích, protože už dopředu máme připraven a odzkoušen záložní plán.

Doporučil byste subjektům, které plánují systém managementu kontinuity podnikání zavést, nač soustředit pozornost?

Především je třeba získat podporu managementu ve firmě či organizaci, protože zavedení tohoto systému zpravidla vyžaduje i zavedení nových postupů a realizaci změn. Zavádění by mělo být připravováno a probíhat projektovým způsobem, to znamená v týmu pod vedením zkušeného projektového manažera. Členové týmu by měli mít povědomí o principech BCM a měli by mezi nimi být i vlastníci klíčových – prioritních procesů. To všechno ale, jak víme, platí o zavádění všech systémů.
A samozřejmě je vhodné pak zvážit možnost ověření funkčnosti systému BCM nezávislou certifikací podle normy ISO 22301.

připravil David Kubla