Konica Minolta zavádí digitální evidenci docházky zaměstnanců mezi funkce svých multifunkčních tiskových zařízení. Lídr na českém a slovenském trhu v oblasti tiskových řešení zároveň umožňuje doinstalovat novou funkci i do starších modelů.

Firmy tak mohou získat v reálném čase přehled o přítomnosti zaměstnanců na pracovišti, dovolených či čerpání nemocenské.

„Reagujeme na požadavky firem na rychlejší digitální transformaci s minimálními náklady. Vyvinuli jsme proto systém evidence docházky v podobě softwarové služby, kterou lze naprogramovat do multifunkčního zařízení s dotykovým displejem. Firmy tak získají možnost evidence, která je ze zákona povinná, v digitální podobě bez nutnosti nákupu dalšího IT vybavení,“ řekl Pavol Katrenčík, produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Jde o vůbec první systém evidence docházky tohoto druhu na světě. Aktuálně jej nabízíme v České republice a na Slovensku a vedeme intenzivní jednání s dalšími potenciálními odběrateli po celé Evropě.“

Konica Minolta zajišťuje v Českua na Slovensku tiskové služby pro více než 7000 firem. Systém elektronické evidence je přitom vhodný jak pro výrobní či logistické podniky, tak pro obecní úřady, domovy důchodců, nemocnice, lázeňské komplexy nebo sportovní kluby. „Elektronickou evidenci docházky lze nainstalovat téměř na všech našich multifunkčních zařízeních formátu A3 i A4 vybavených dotykovým displejem, včetně modelů od roku výroby 2015. Ty využívá přibližně 98 % našich zákazníků, tedy tisíce firem v Česku a na Slovensku,“ vysvětlil Pavol Katrenčík.

Nová služba umožní shromáždit informace o docházce na jednom místě, z něhož mohou čerpat zaměstnanci, jejich nadřízení, stejně jako například mzdoví účetní nebo pracovníci HR oddělení. Pro přihlášení do systému lze použít klasickou zaměstnaneckou kartu, PIN nebo biometrický postup, tedy například otisk prstu.

Elektronická docházka řeší problémy tradiční evidence spojené s ručním vyplňováním různých formulářů či legislativními dopady v případě chybějících dat. Odpadá tak přeposílání excelových tabulek e-mailem či fyzické přenášení ručně vyplněných papírů. Zaměstnanci získají konkrétně přehled o tom, kolik jim chybí odpracovat hodin v daném měsíci, kolik jim zbývá dovolené, jak často mají nárok na návštěvu lékaře či na sick day. Manažerům pak elektronická docházka zpřehlední například schvalování dovolených a umožňuje odkudkoli, tedy i z mobilního telefonu, evidovat počet zaměstnanců na pracovišti, na služební cestě či na nemocenské.

„Vzdálený přístup z mobilního telefonu umožňuje systém i zaměstnancům. Ti se tak mohou zaevidovat i v případě, že se nenacházejí v budově, ale například v terénu, nebo běžně pracují venku, třeba na stavbě či na poli,“ uzavřel Pavol Katrenčík.

Příklady úspor, které elektronická docházka od Konica Minolta přináší:

• Desetiminutový pozdní příchod či dřívější odchod ve firmě s 50 zaměstnanci představuje za 20 pracovních dní deficit 10 000 minut, tedy 1666 hodin měsíčně. Při průměrné mzdě 32 500 Kč to firmu vyjde přibližně na 33 000 Kč.
• Zadat ručně údaje za 50 zaměstnanců trvá účetní dva dny, náklady na zpracování mezd tak jsou tedy přes 3000 Kč.
• Náklady spojené s řešením různých sporů plynoucích z takové evidence a potřebná komunikace pak mohou činit téměř 2500 Kč.
• Elektronická evidence tak dokáže při odečtení poplatku za docházkový systém odhadem ušetřit přes 36 000 Kč měsíčně, tedy přes 400 000 Kč ročně.

(tz)