IP mediace probíhá na základě Pravidel ADR IP mediačního centra Praha, zapsaný ústav, která jsou dostupná na www.ipmediace.cz. Každá strana spolupracuje s IP mediátorem v dobré víře tak, aby mediace probíhala co nejefektivněji, přičemž strany mohou mediaci kdykoli a bez jakéhokoli odůvodnění ukončit.

IP mediátor provází strany během celé mediace, po jejíž každé fázi může podávat stranám písemné zprávy o jejím průběhu, aby usnadnil komunikaci mezi stranami, a pomohl jim tak získat celkový přehled o stavu mediačního jednání. Dojde-li v průběhu mediace k převodu práv, která jsou předmětem mediace, účinky zahájení mediace trvají. Strana sporu, která svoje práva převedla, je povinna tuto skutečnost druhé straně konfliktu bez zbytečného odkladu oznámit.

Tento materiál publikujeme na základě spolupráce
s Úřadem průmyslového vlastnictví

Jednotlivé fáze IP mediace podle shora uvedených pravidel ADR jsou:

1. Úvodní vyjádření IP mediátora;
2. Shromáždění faktů a výměna názorů stran;
3. Prozkoumání zájmů stran;
4. Výběr možných řešení a jejich hodnocení;
5. Ukončení mediace.

Pokud jde o první fázi IP mediace, označujeme ji také jako první setkání s IP mediátorem. Obsahem této první fáze je úvodní vyjádření (slovo) IP mediátora, kdy se IP mediátor stranám představí, vysvětlí jim proces IP mediace a roli, kterou IP mediátor v rámci mediace zastává. V rámci této fáze se IP mediátor také domluví se stranami na základních pravidlech, která budou strany při mediaci dodržovat. Cílem této první fáze je vytvořit pocit vzájemné důvěry, nastolit pozitivní ovzduší pro mediaci a dohodnout základní pracovní a společenská pravidla, za kterých bude IP mediace probíhat.

V této souvislosti je vhodné zmínit, že IP mediátoři pracují zásadně v kancelářích, které jsou vhodným způsobem vybaveny pro vedení mediace (o vedení mediace způsobem online se zmíním v některém z dalších příspěvků). Kancelářský prostor IP mediátora se standardně skládá z předsálí (čekárny, recepce), toalet, vlastní mediační místnosti a další samostatné místnosti vhodné pro tzv. oddělená jednání. Samozřejmostí je základní kancelářské vybavení, tj. počítač, tiskárna, kopírka, skartovačka, dále tabule (nejlépe flipchart s papíry) a lišty nebo magnety na přichycení popsaných papírů. V mediační místnosti se nachází jednací stůl (nejlépe kulatý), u kterého sedí strany a IP mediátor. Na stole by měla být voda a příslušný počet skleniček, dále poznámkový blok a tužka pro každou ze stran. Počet židlí by měl být dostatečný i pro případné právní zástupce či poradce stran. Strany sedí vždy po straně IP mediátora v pomyslném trojúhelníku. Právní zástupci a poradci stran sedí v druhé řadě za klientem.

Znalci, IP experti a další odborníci, kteří byli k mediaci přizváni, sedí v čekárně a dostaví se až na vyzvání IP mediátora a se souhlasem stran k poskytnutí svého odborného stanoviska. Mohou sedět vedle IP mediátora nebo na jiném vhodném neutrálním místě. Flipchartová tabule se nachází za IP mediátorem tak, aby na ni IP mediátor mohl v průběhu mediace operativně činit poznámky a zapisovat důležité poznámky, zejména témata mediace a návrhy řešení.

Je obvyklé, že strany na mediaci přicházejí každá zvlášť, v obchodních a IP věcech obvykle se svými právníky a dalšími specialisty, např. patentovými zástupci, znalci apod. IP mediátor je proto na takovou situaci připraven, uvítá každou stranu zvlášť a seznámí ji s prostorem a zázemím, vč. toalet, nabídne možnost občerstvení (káva, voda, čaj apod.) a má připravený dostatečný počet židlí, poznámkové bloky a tužky. Stranu obvykle posadí rovnou na určené místo, kde se může v klidu připravit na jednání. Důležité však je, že IP mediátor se stranou již dále nehovoří, zejména ne o předmětu sporu, a vyčká na příchod další strany, u které pak postupuje stejným způsobem.

Poté, co jsou strany na svých místech, IP mediátor zaujme své místo mezi stranami u jednacího stolu a opětovně všechny přítomné přivítá. Vyzdvihne přitom zejména jejich zájem o mediaci a ocení jejich snahu pokusit se vyřešit vzniklý konflikt tímto způsobem. IP mediátor poté vysvětlí svoji roli v mediaci a vlastní průběh mediace tak, aby strany rozuměly všemu, co IP mediátor říká, jakým způsobem povede mediační jednání. Nezapomene také na základní pravidla pracovního a společenského průběhu mediace (doba trvání mediace, vzájemné oslovování, přestávky, vypnuté mobilní telefony, prostor pro vyjádření stran, písemné poznámky). Po každé části pravidel se IP mediátor ujistí o tom, že strany všemu rozuměly, a je-li potřeba, tak pravidla upřesní, doplní či zopakuje.

Typicky proto IP mediátor začíná první setkání se stranami svým ústním projevem, ve kterém přivítá všechny přítomné a ocení, že se dostavili a že mají zájem vyřešit svůj spor mimosoudně za účasti IP mediátora. Objasní stranám svoji roli, průběh mediace a domluví se na pravidlech. Dbá na to, aby strany všemu rozuměly a věděly, kdy a jak v průběhu mediace reagovat na slovo IP mediátora, vyjádření protistrany apod. Vždy se ujistí, že strany všemu rozumí. Pokud jde o roli IP mediátora, zdůrazní především svoji nezávislost (neutralitu) s tím, že není soud­cem ani rozhodcem. Je zde od toho, aby stranám pomohl hledat vyhovující řešení. Bude stranám pomáhat při výměně jejich názorů, bude klást doplňující otázky a popisovat situaci. Bude také dbát na dodržování vymezeného času (obvykle tři hodiny na jedno mediační setkání). Jednotlivé důležité informace bude zapisovat na flipchart. Úkolem IP mediátora je, aby každá strana měla svůj prostor se vyjádřit, vyslovit svůj názor, sdělit svá očekávání a zkušenosti. IP mediátor bude strany podporovat v hledání vyhovujícího řešení s tím, že za vyřešení sporu a za obsah dohody odpovídají strany samy. IP mediátor se vždy po každém úseku svého sdělení ujistí o tom, že mu strany rozuměly.

IP mediátor poté přistoupí k popisu průběhu mediace. Vysvětlí přitom všechny své kroky a fáze mediace. V první fázi mediace hovoří stany výhradně k IP mediátorovi, a to postupně každý zvlášť, a popisují IP mediátorovi, jak situaci vnímají (druhá strana si mezitím činí poznámky). První začne hovořit iniciátor mediace. IP mediátor si v průběhu projevu stran činí poznámky a vybírá témata mediace, která potom se souhlasem stran zapíše na tabuli. Jde o důležitou fázi IP mediace, kterou nelze přeskočit, protože určuje vlastní předmět (téma) mediace. Teprve v dalších fázích mediace hovoří strany mezi sebou, aby si vyjasnily, jak situaci nyní po vyjádření každé strany chápou. Teprve v závěrečné fázi budou strany navrhovat a vybírat nejvhodnější řešení, které bude obsahem jejich mediační dohody. IP mediátor přitom zdůrazní, že přestože jsou strany zatíženy svými minulými zkušenostmi, které vedly ke sporu, budou společně hledat řešení, která se budou týkat budoucnosti.

IP mediátor také připomene, že v průběhu mediace může nastat situace, kdy bude třeba vést oddělená jednání se stranami. V takovém případě se strana odebere do místnosti pro oddělená jednání a IP mediátor vede samostatné jednání pouze s jednou stranou. Ujistí však přitom obě strany sporu o tom, že nic z toho, co mu bude sděleno během odděleného jednání, nebude bez jejich souhlasu sděleno druhé straně. Nezapomene dále na to, že mediace trvá obvykle tři hodiny, a proto bude dodržovat tento čas, včetně krátké přestávky. Ujistí také strany o tom, že pokud nebudou považovat mediační jednání za užitečné, mohou mediaci kdykoliv ukončit. Opětovně se ujistí o tom, že strany všemu rozuměly. Teprve potom IP mediátor přistoupí k projednání pravidel mediačního jednání. Ale o tom zase příště.

JUDr. David Karabec, MPA, LL.M., advokát
ředitel IP mediačního centra Praha,
zapsaný ústav

Kontakty:
IP mediační centrum Praha, zapsaný ústav
Na Stráži 1306/5, 180 00 Praha 8
tel.: +420 283 843 130, mobil: +420 602 331 905
e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
www.ipmediace.cz