Lucie DemeterováČinnost IT specialistů bývá mnohdy v rámci firem velice specifická. Kromě toho, že častěji pracují z domova, se podílejí i na tvorbě a správě software, který je pro úspěšný chod firmy životně důležitý. Ztráta takového zaměstnance nebo ukončení pracovního poměru s ním je pro firmy velice citlivou záležitostí. Lucie Demeterová, spolupracující lektorka 1. VOX a advokátka kanceláře Demeter Legal, popisuje, na co by si firmy při sjednávání spolupráce s IT specialisty měly dát pozor a co smluvně ošetřit.

V čem se liší pracovněprávní dokumentace pracovníků IT oddělení od dalších zaměstnanců?

V prvé řadě je nutné správně ošetřit získání všech autorských práv. Toho docílíte správnou úpravou pracovní smlouvy. Zejména je důležité vhodně vymezit druh práce. Zaměstnavatel by si měl dát pozor, aby druh práce nebyl vymezen příliš úzce. Vhodné je tak například použít programátor namísto programátor na platformě Java. Vyhne se tak například sporu o vlastnictví software, které zadal zaměstnanci k vývoji, ten jej však vytvořil na jiné platformě a bude se bránit, že tento software nevytvářel z pokynu zaměstnavatele. Dále, jelikož „ajťáci“ často pracují vzdáleně z domova, případně na svých vlastních PC/laptopech, je vhodné si náležitě upravit pravidla pro práci z domu a pro používání vlastních IT prostředků.
Zaměstnavatel by rovněž neměl opomenout úpravu povinnosti mlčenlivosti, konkurenční doložku či úpravu zaměstnaneckého díla, kdy v případě některých IT specialistů (např. softwarových vývojářů) budou zaměstnanecká díla vznikat zpravidla nad standardním rámcem ošetřeným zákonem, a je tak vhodné si toto náležitě upravit. Doporučuji rovněž zaznamenávat si komunikaci s pracovníky, ať už ve formě e-mailů, či zápisů z pracovních porad.

Co vše spadá pod pojem „zaměstnanecké dílo“ a jak jeho vznik a budoucí vlastnictví správně ošetřit, aby nedocházelo ke sporům?

Úpravu zaměstnaneckých děl nalezneme v § 58 autorského zákona. Toto ustanovení zaměstnavatelům zajišťuje maximální právo k užití díla, které je autorským dílem ve smyslu autorského zákona a která zaměstnanec vytvořil ke splnění svých povinností vyplývajících z pracovněprávního či služebního vztahu, aniž by měl se zaměstnancem cokoliv výslovně sjednáno. Současně zaměstnavatel na základě tohoto ustanovení získává i některá osobnostní práva autora, například právo dílo zveřejnit, upravit, zpracovat, přeložit, spojit s jiným dílem, zařadit do díla souborného či dílo zveřejnit pod svým jménem. Přestože lze úpravu v autorském zákoně považovat za vcelku širokou, nezajistí zaměstnavateli komplexní možnosti, které však lze nad rámec zákona se zaměstnancem sjednat. Lze tak učinit v rámci pracovní smlouvy, případně v samostatné dohodě. V rámci ujednání tak vždy doporučuji smluvně zajistit souhlas zaměstnance s postoupením výkonu majetkových práv na třetí osobu či vyloučit právo zaměstnance na dodatečnou odměnu v případě, že by šlo o dílo, které by zaměstnavateli přineslo obzvláště velký zisk, a samozřejmě správně vymezit druh práce.

Jak mají zaměstnavatelé postupovat, když autorské IT dílo vzniká na soukromých PC či noteboocích jejich zaměstnanců?

Použití vlastních IT prostředků je čím dál tím častějším jevem, v oblasti IT zejména. Je nutné si však uvědomit, že i přes výhody, které to pro zaměstnavatele může mít, jsou zde některá rizika, které je nutné si ohlídat. Za velmi podstatné považuji zejména to, kdy je zaměstnanci zadávána práce, aby tak bylo učiněno prokazatelným způsobem, to je ideálně e-mailem či jinak písemně s potvrzením zaměstnance. Určitě dále doporučuji se zaměstnancem sepsat dohodu, jakým způsobem budou vlastní IT prostředky využívány a jakým způsobem bude jejich využití finančně kompenzováno. Toto lze obecně stanovit v pracovní smlouvě, případně zvláštní dohodě a blíže potom odkázat na vnitřní předpis zaměstnavatele (BYOD směrnici), kde je pak možné pravidla pro využití vlastních IT prostředků upravovat jednostranně zaměstnavatelem, bez nutnosti souhlasu zaměstnance.

Lze předcházet možným deliktům softwarového pirátství, k nimž se mohou IT zaměstnanci uchýlit? Jak bývají takové potenciální případy ošetřeny a jak se postupuje, když k nim dojde?

Prevence je zde velmi důležitá. Zaměstnavatel má některé účinné nástroje, jak softwarovému pirátství zabránit, jak se vyhnout postihu za porušení ze strany zaměstnanců, případně jak se na zaměstnanci následně v rámci náhrady škody zhojit. Jednak je nezbytné řádně zajistit smluvní dokumentaci a nastavit pravidla (potvrzení o převzetí IT prostředků s doložkou softwarové legálnosti, vnitřní předpis apod.). S těmito pravidly je třeba zaměstnance řádně seznámit a jejich dodržování řádně kontrolovat. Pravidla chování a dokumentaci je vhodné doplnit také technickými prostředky prevence, jako znemožnění přístupu k určitým zdrojům, oddělené disky apod. Pokud má zaměstnavatel vše zajištěno, má v případě porušení mnohem lepší výchozí situaci. Jednak bude mít lepší důkazní prostředky, ale také bude pravděpodobně jednání zaměstnance shledáno spíše jako úmyslné, což zaměstnavatele opravňuje, aby požadoval plnou náhradu škody, a není tak omezen do výše 4,5násobku mzdy zaměstnance tak jako v případě nedbalostního porušení.

Co všechno obsahují dohody o mlčenlivosti mezi firmou a zaměstnanci v IT a jak je ošetřena ochrana duševního vlastnictví?

Zde je nutné si v prvé řadě uvědomit, že, až na některé zákonné výjimky (např. u pracovníků ve zdravotnictví či obecně ve veřejném sektoru) je nutné si povinnost mlčenlivosti se zaměstnancem vždy sjednat, a to tedy buď přímo v pracovní smlouvě, či ve zvláštní dohodě. Nepostačuje povinnost mlčenlivosti jednostranně nařídit například v pracovním řádu či jiném vnitřním předpisu zaměstnavatele. To bývá častou chybou, se kterou se setkávám. V rámci dohody o mlčenlivosti by vždy mělo být konkrétněji vymezeno, co mlčenlivosti podléhá, tedy jaké konkrétní informace (obchodní tajemství, know-how, informace o klientech, pracovní postupy, technické nákresy apod.).

Proč je to důležité?

Často pracovní smlouvy či dohody obsahují doložku mlčenlivosti, kde je uvedeno, že povinnost mlčenlivosti se vztahuje na všechny informace, které se zaměstnanec dozvěděl v souvislosti s výkonem práce u zaměstnavatele. Takové obecné a neurčité ujednání by však bylo považováno za neplatné, zaměstnance nelze platně zavázat, aby mlčel o všem. V některých případech se také setkávám s ujednáním, že mlčenlivosti podléhají informace či dokumenty, které zaměstnavatel označí za důvěrné, nicméně následně tuto kategorizaci nepoužívá a informace/dokumenty tak neoznačuje. Vhodné je rovněž zaměstnance v rámci doložky upozornit, že porušením mohou vzniknout opravdu velké škody, třeba i s uvedením konkrétních čísel, aby měl představu, jak závažné porušení mlčenlivosti může být a jak velká škoda by po něm mohla být v důsledku vymáhána. Zde je nutné upozornit, že dodržování povinnosti mlčenlivosti v pracovněprávních vztazích nelze zajistit smluvní pokutou. Přestože toto zákoník práce říká poměrně jasně, setkáváme se s tím, že zaměstnavatelé smluvní pokutu za porušení mlčenlivosti sjednávají. Takové ustanovení je však vždy neplatné. Závazek mlčenlivosti lze jistě použít i na ochranu duševního vlastnictví, nicméně je nutné předmět toho duševního vlastnictví v rámci ujednání o mlčenlivosti náležitě definovat.

Je častý jev, že firmy uzavírají se svými IT zaměstnanci konkurenční doložky? Jak vypadají takové podmínky pro obě strany?

Dá se říci, že ano. Jde o rozšířený institut, který lze navíc v oblasti IT zaměstnavatelům jednoznačně doporučit. Nicméně, nejde vůbec o jednoduchou otázku; při použití konkurenčních doložek v pracovněprávních vztazích se velmi často chybuje. Setkáváme se zejména s tím, že konkurenční doložky nesplňují zákonem stanovené náležitosti. Konkurenční doložka může zaměstnance, nejdéle po dobu jednoho roku omezit, aby vykonával výdělečnou činnost, která by byla shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele nebo k němu měla konkurenční charakter. Shodnost činností však nelze omezovat pouze na popis činnosti zapsané v obchodním či jiném rejstříku, ale je nutné posoudit reálně vykonávanou činnost. Zaměstnavatelé musí pamatovat, že konkurenční doložku nelze sjednat pro každou pracovní pozici, ale opravdu pouze pro ty, kde zaměstnanec reálně přichází do styku například s technologickými či pracovními postupy, které by případně mohly konkurenci pomoci. IT pracovní pozice však lze obecně považovat za profese, kde by k tomuto mohlo dojít.

Jak tedy taková konkurenční doložka má vypadat?

Doložka musí být vyvážená. Konkurenční doložka představuje významný zásah do Listinou garantovaného práva na svobodnou volbu povolání zaměstnance, zaměstnavatel tak musí za toto omezení zaměstnanci garantovat určité protiplnění, a to dle zákoníku práce musí být minimálně ve výši poloviny průměrného měsíčního výdělku za každý měsíc trvání omezení. Častou chybou jsou nepřiměřeně vysoké smluvní pokuty sjednané za jejich porušení. Zaměstnavatel tak musí dbát zvýšené opatrnosti při sjednávání konkurenčních doložek, kdy doporučujeme konkrétní případy vždy konzultovat s odborníkem.

Můžete nastínit, kterak firmy mohou postupovat při porušení obchodního tajemství ze strany jejich zaměstnanců?

Právní řád dává zaměstnavatelům k dispozici několik nástrojů. V případě, že zaměstnavatel zjistí, že zaměstnanec porušil své povinnosti ohledně obchodního tajemství, může z toho vyvodit důsledky pracovněprávní. V závislosti na intenzitě porušení tak může přistoupit k písemné výtce (byla-li intenzita závažnosti porušení nízká a chce zaměstnance prozatím pouze varovat), v naléhavějších případech je možné dát zaměstnanci výpověď pro závažné porušení pracovních povinností. V nejzávažnějších případech lze pak i okamžitě zrušit pracovní poměr. Obecně posouzení intenzity porušení pracovněprávních povinností není vždy snadné a lze opět doporučit, aby tuto otázku zaměstnavatelé konzultovali s odborníky na pracovní právo.

V čem je to dobré?

Existuje totiž poměrně rozsáhlá judikatura, která dává určitá vodítka, kdy je intenzita vyšší, a je tak například odůvodněno okamžité zrušení pracovního poměru. V důsledku nesprávného postupu totiž mohou zaměstnavateli vzniknout nemalé náklady například pro neplatnost ukončení pracovního poměru některým z výše uvedených způsobů. Předpokladem pro možnost uplatnění pracovněprávního postihu bude, že budou stanovena pravidla pro nakládání s obchodním tajemstvím například tím, že bude sjednána povinnost mlčenlivosti a bude řádně definováno (v dohodě či vnitřním předpisu), co tím obchodním tajemstvím u konkrétního zaměstnavatele je.

Jaké další situace v problematice ochrany obchodních tajemství vznikají?

Mimo pracovněprávního postihu, který lze z logiky věci uplatnit jen v případě zaměstnanců, kteří jsou stále u zaměstnavatele zaměstnáni, je možné též využít ustanovení na ochranu proti nekalé soutěži vymezenou v § 2796 občanského zákoníku. Jsou to právě často odcházející zaměstnanci, kteří se dopouštějí jednání, které naplňuje znaky nekalosoutěžního jednání, například tím, že kopírují zákaznické databáze, cenovou a obchodní politiku a předají tyto informace k použití konkurentovi, případně je použijí sami pro svou podnikatelskou činnost, zneužijí obchodní tajemství, schraňují si podklady a dokumenty, aby je následně využili pro své podnikání, odlákání klientů a podobně. V tomto případě je možné podat na zaměstnance žalobu k soudu a požadovat, aby se porušitel nekalé soutěže zdržel či odstranil závadný stav. Dále se může požadovat přiměřené zadostiučinění, a to i v penězích, případě náhrada škody či za bezdůvodné obohacení. Zde si však dovolím upozornit, že tyto spory jsou poměrně obtížné, často se zaměstnavatelé dostávají do důkazní nouze a nejsou schopni svá tvrzení náležitě prokázat. V neposlední řadě je možné využít i trestní postih, kdy porušení pravidel o nekalé soutěži může v případě způsobení újmy ve větším rozsahu naplnit znaky trestného činu definovaného v § 248 trestního zákoníku – porušení předpisu o pravidlech hospodářské soutěže.

připravil Jiří Štefek