Jiří LimburskýDigitalizace dokumentů a jejich následný tok automatizovanými firemními procesy. To je dnes již nevyhnutelný trend a směřování každé společnosti, která chce zefektivnit své fungování a dosáhnout zajímavých finančních úspor. V případě velkých firem a holdingů může snížení ročních nákladů spojených se zpracováním dokumentů díky digitalizaci dosáhnout až milionů korun.

Přesto většina společností zdaleka nevyužívá celý potenciál, který zavedení správy elektronických dokumentů nabízí, tvrdí Jiří Limburský, obchodní ředitel pro velké zákazníky Konica Minolta Business Solution Czech. Šestým rokem řídí obchod zhruba s 500 zákazníky z řad velký firem a holdingů v ČR. Oddělení Key account generuje přibližně třetinu obratu přímého prodeje české Konica Minolta, tedy téměř 300 mil. Kč ročně. Zeptali jsme se ho:

Co si máme pod pojmem „správa elektronických dokumentů“ představit?

Jde o řetězec provázaných technologií a systémů, které dokážou efektivně pracovat s elektronickým dokumentem a automaticky zpracovávat jeho obsah. V praxi stojí na začátku tohoto řetězce multifunkční zařízení s výkonným skenerem, které dokument zdigitalizuje. Následuje pro každou společnost specifický koloběh dokumentu napříč firmou, systémy, odděleními a končí například v archivu nebo odchází ven směrem k zákazníkům či dodavatelům.

O jaké dokumenty jde nejčastěji?

Největší zájem bývá o digitalizace faktur nebo smluv. Digitalizace a nastavení automatizovaného procesu však dává smysl pro jakýkoli dokument, pokladní doklady, skladové výdejky, interní žádanky, dodací listy... Tento krok vždy pomůže ke zrychlení a zpřesnění procesu, zvýšení bezpečnosti, a samozřejmě i k finančním úsporám.

Na čem mohou firmy po zavedení těchto řešení ušetřit?

Především na lidské práci. Nezřídka se stává, že v každém oddělení firmy sedí hned několik zaměstnanců, kteří tráví většinu svého času přepisováním údajů z papírových dokumentů do různých systémů, tabulek, výkazů a podobně. Při zavedení digitálních řízených procesů stačí pak obvykle jeden člověk, který automatickou práci systému kontroluje.

V čem spočívá tato automatická práce?

Technologie, o nichž mluvíme, dokážou obsah dokumentů takzvaně vytěžit, tedy vybrat relevantní údaj a přepsat jej tam, kam patří. Počty objednaných kusů zboží do skladových systémů, jméno obchodníka do HR oddělení, termín dodání do výroby a tak dále. Dokument je také přesně rozpoznán, a díky tomu odeslán ke správnému zpracování. Faktura do účetního oddělení, smlouva k podpisu panu řediteli... Fungování tohoto koloběhu tradičním způsobem vyžaduje mnoho času, který mohou firmy ušetřit. A díky zrychlení a zvýšení bezpečnosti se vyhnou také případným sankcím spojeným s prodlením či ztrátou dokumentu, většinou způsobeným selháním lidského faktoru.

Digitalizace a vytěžování dokumentů jistě dokážou přinést firmám významné benefity. Není to však pro skutečně komplexní řešení přece jen málo?

Systémy na digitalizaci a vytěžování jsou samozřejmě pouze jednou z částí našeho portfolia. Samozřejmě, že nabízíme rovněž cloudová řešení, ale dále také například aplikace nad SharePointem, propojení s MS Office 356, CRM a ERP systémy. Zvládneme i naprogramovat systém na zakázku na míru konkrétnímu zákazníkovi. Díky tomu můžeme svým zákazníkům poskytnout služby z pozice systémového integrátora, posoudit a zefektivnit veškerou firemní softwarovou infrastrukturu.

Když je toto řešení pro firmy takovým přínosem, proč už ho všechny dávno nemají?

Mnoho velkých společností už samozřejmě digitalizaci řeší, stejně jako zavádění automatizovaných procesů. Většina z nich se však zaměřila například pouze na zmíněné faktury a účetnictví a jiná oddělení neřeší. Nebo digitalizují více dokumentů, ale zase nemají pokrytý celý proces, chybí třeba archiv nebo napojení na další podnikové systémy.

Takže by se dalo říci, že používají polovičatá řešení. Můžete uvést nějaký konkrétní příklad oboru, kde mají firmy stále mezery?

Jsou to například velké banky, pro které představuje zpracovávání dokumentů a dat významnou činnost. Také zde stále nacházíme dost procesů, které je možno výrazně posunout. Se situací, kdy v oblasti zefektivnění práce s dokumenty nemáme zákazníkovi co nového nabídnout, se setkáváme přibližně v jednom z pěti případů.

Podle čeho mohou firmy odhadnout konkrétní potenciál a možnosti, které jim digitalizace a řízené procesy nabízejí?

To samozřejmě vyžaduje poměrně rozsáhlé a zároveň detailní posouzení, které by měl provést odborník. Taková analýza by měla zmapovat všechny dokumenty a související firemní procesy, jejichž digitalizací a automatizací lze dosáhnout zefektivnění. Výsledkem by pak mělo být doporučení s nabídkou konkrétního softwarového řešení, včetně jeho přínosů. Z analýzy vychází architektura celé výsledné optimalizace, je proto nezbytné, aby byla skutečně důsledná a kvalitní.

Na co by se tedy měly firmy zaměřit při provádění této analýzy?

Především by ji neměly provádět samy, ale oslovit profesionálního dodavatele. Ten by měl být schopen posoudit co nejširší oblast dokumentů, procesů a systémů. V našem případě čerpáme při analýzách i z mnohaletých zkušeností dodavatele výsledných digitalizačních řešení a systémů pokrývající celé dokumentové procesy. Troufám si říci, že umíme nabídnout nejkomplexnější analýzu dokumentových procesů na českém trhu.

Převažuje už poptávka po softwarových řešeních nad vaším tradičním tiskovým businessem?

To ještě ne, byť v oblasti IT služeb rosteme o desítky procent ročně a zájem trhu je nezpochybnitelný. Přesto jsou základem většiny obchodních případů stále tisková řešení. Ukazuje se ale, že důvodem je pouhá „neznalost“. Zákazníkům neustále představujeme a vysvětlujeme možnosti a přínosy dokumentových procesů. Pokud je tato oblast zaujme natolik, že si u nás objednají analýzu procesů a nechají nás „spočítat úsporu“, v drtivé většině je výsledek přesvědčí a k zavedení digitalizovaných řízených procesů se rozhodnou.

připravil Garik Hammer