Lukáš KrálStále více českých firem si nechce nechat ujet vlak v oblasti digitalizace dokumentů a hledá cesty, jak co nejsnáze projít procesem digitální transformace. Vzhledem k tomu, že finanční návratnost investic byla již mnohokrát prokázána, jako nejzásadnější bariéra pro zavedení digitalizačních služeb je firmami vnímána časová náročnost implementace nových systémů. Na českém trhu je však nový způsob, který umožňuje zkrátit dobu potřebnou k zavedení digitalizačních řešení s elektronickou správou dokumentů ve firmě až o dvě třetiny. Hovořili jsme o něm s Lukášem Králem, produktovým manažerem ECM Konica Minolta Business Solutions Czech.

Když Konica Minolta na začátku letošního roku bilancovala posledních pět let poskytování digitalizačních řešení v České republice, uvedla, že její zákazníci za tuto dobu elektronicky zpracovali více než půl miliardy stran o formátu A4. Podle Konica Minolta může digitalizace snížit firmám náklady na zpracování dokumentů o více než polovinu.

Vidíte aktuálně mezi českými firmami zájem o systémy správy dokumentů a řízení procesů?

Poptávka po digitalizačních projektech v tuzemsku stále roste. Současně však vnímáme, že většina firem má v této oblasti stále výrazné rezervy. Vidíme to zejména v segmentu malých a středních firem, kde se v lepším případě po digitalizaci pracuje s dokumenty na sdílených discích a ve složkách. To není ideální jak z pohledu bezpečnosti, tak komfortu práce. Dnes lze totiž k dokumentům, jejich připomínkování a schvalování přistupovat vzdáleně, odkudkoli.

Konica Minolta až dosud úspěšně nabízela digitalizaci dokumentů postavenou na softwaru třetích stran. Nyní jste uvedli na trh vlastní řešení. Co bylo důvodem pro tento krok?

S platformami tvořenými produkty třetích stran v žádném případě nekončíme. Stále tvoří jeden z pilířů naší nabídky v oblasti digitalizace a řízení procesů, zejména pro segment velkých firem. Na druhou stranu, pokud je systém sestavený čistě z produktů Konica Minolta, poskytuje to nám i zákazníkovi větší kontrolu nad tím, jak se s dokumenty zachází. Zároveň se nám podařilo významně snížit náklady na pořízení systému, který oproti doposud nabízeným možnostem, nevyžaduje nákup licencí operačního systému a databáze. I to byl jeden z hlavních důvodů pro vznik nového balíčku služeb KM Flows.
Vlastní vývoj těchto produktů nám navíc umožnil aplikovat své dosavadní zkušenosti a požadavky našich zákazníků. Díky tomu jsme nyní schopni dobu potřebnou k implementaci ve firmě výrazně zkrátit. To, co dříve trvalo měsíce, zvládneme s KM Flows přibližně za deset dní.

Jak se vám podařilo dosáhnout takového zrychlení?

Digitalizační služby nabízíme více než pět let. Standardním postupem jejich zavádění byla vždy zákaznická analýza, kde jsme mapovali nejčastěji digitalizované dokumenty, firemní požadavky i navazující procesy. Nyní jsme všechny tyto zkušenosti přenesli do univerzálních šablon a předdefinovaných procesů a na jejich základě vyvinuli vlastní řešení KM Flows, které u zákazníka rychle nasadíme s většinou požadovaných funkcionalit a v případě potřeby následně už jen upravíme. Rozsáhlé zákaznické analýzy tak už v případě KM Flows nejsou zapotřebí a instalace je podstatně jednodušší. Vlastně tak reagujeme na požadavky malých a středních firem, které nám říkaly: My se tak moc nelišíme, dejte nám, co máte ve standardu.

Můžete nám detailněji popsat, z čeho se KM Flows skládá?

Jde o balíček řešení, který sestává z nástrojů FlowCap a FlowDoc. Ty jsou navzájem nezávislé, ale zároveň se doplňují. FlowCap je pomyslnou vstupní bránu pro papírové dokumenty. S jeho pomocí nabízí Konica Minolta prostřednictvím mobilní aplikace nebo multifunkčního zařízení jednoduchou konverzi dokumentu do editovatelného nebo prohledávatelného formátu. Zpracované dokumenty pak mohou být uloženy právě v navazujícím úložišti FlowDoc nebo jakémkoli jiném digitálním úložišti, ať už jde o cloudové řešení, síťové disky, nebo e-mail. Takto zdigitalizované dokumenty mohou být samozřejmě použity také v dalších systémech (ERP, DMS atd.).

A co je tedy FlowDoc, v čem vidíte hlavní výhodu oproti konkurenci?

FlowDoc netřídí dokumenty do jednotlivých složek, ale podle jejich kontextu. Adresářová struktura má z našeho pohledu jednu zásadní nevýhodu. Časem se stává zákonitě natolik složitou a nepřehlednou, že místo toho, aby pomáhala, zdržuje. Ve FlowDoc jsou dokumenty uložené v úložišti opatřeny metadaty, která mohou obsahovat například informace, o jaký typ dokumentu jde, jakého zákazníka se týká, kdy byl vytvořený a kdo tento dokument může otevřít či editovat. Zároveň jde o prázdný DMS systém, který však má rovnou předdefinované agendy pro schvalování a ukládání faktur přijatých, archivaci faktur vydaných, archiv a připomínkování smluv, evidenci došlé pošty a v neposlední řadě také obecné dokumentové úložiště pro tvorbu, připomínkování a schvalování dokumentů – například směrnic, ISO apod.

Podporuje tedy FlowDoc i možnost spolupráce více lidí na dokumentu?

FlowDoc samozřejmě podporuje týmovou práci nad dokumenty. Členové týmu mají možnost komentování, potvrzování, verzování dokumentů a jejich schvalování v podobě řízené dokumentace, a to i na mobilním zařízení – typicky tabletu. Uživatel je tak upozorněn notifikací a může bezodkladně schvalovat faktury nebo jiné dokumenty rovnou ze svého smartphonu, kdekoli v dosahu internetu. Nehrozí tak nebezpečí z prodlení.

Vytěžování dat samotné KM Flows neumí, ale je možné je propojit se softwarem třetí strany nebo s dalším naším řešením, takzvaným vytěžováním formou služby. V takovém případě nemusí zákazník instalovat žádný software, pouze nám pošle e-mailem například naskenované faktury v PDF a zpět dostane vytěžená, v případě potřeby i člověkem ověřená data ve formátu podporovaném naprostou většinou výrobců ekonomických a ERP systémů.

Když už jsme zmínili vytěžování dat, máte statistiky, kolik jím mohou firmy reálně ušetřit?

Samotným automatizovaným přepisem údajů z naskenovaných dokumentů (tzv. vytěžením) prošlo našimi produkty za posledních pět let více než 21 miliónů stran. To představuje miliardy údajů, které nikdo nemusel ručně přepisovat do dalších systémů a tabulek, což firmám ušetřilo na nákladech více než 65 miliónů korun. Ověřili jsme si, že už jen pouhým vytěžováním faktur může středně velká firma ušetřit za rok téměř 300 000 korun.
Co se týče celkových úspor, máme spočítáno, že využitím digitalizačních služeb, urychlením vyhledávání a automatizací dokumentových procesů může SMB firma dosáhnout ročních úspor až tři čtvrtě miliónu korun.

Zpět ke KM Flows. Jak složité je pro firmu integrovat ho svých stávajících systémů? Potřebují k tomu nový hardware nebo musí investovat do nového operačního systému?

Konica Minolta vyvinula FlowCap a FlowDoc jako DMS platformy, které jsou nezávislé na prostředí, ve kterém běží, a snadno se integrují do okolních systémů. Mohou být nasazeny na stávající infrastruktuře zákazníka, ale nabízíme je i kompletně jako cloudovou službu (SaaS).

ptal se Garik Hammer