Úřad průmyslového vlastnictví dosáhl na poli řízení kvality vynikajících výsledků. Korunovány byly například loni oceněním Manažer kvality roku, jež loni udělila Česká společnost pro jakost Ing. Miroslavu Paclíkovi, Ph.D., řediteli odboru patentových informací a představiteli vedení pro integrovaný systém řízení ÚPV. Co všechno činnost související s kvalitou obnáší, jaký užitek Úřadu i jeho klientům dává a jakou inspiraci ostatním může poskytnout, o tom je následující rozhovor se jmenovanou osobností:

V závěru loňského roku byl vaším prostřednictvím Úřad průmyslového vlastnictví poctěn významným oceněním na poli kvality. Stát se Manažerem kvality roku, získat tento titul, to se jen tak někomu nepodaří. K čemu vás inspirovalo?

V první řadě bych rád upřesnil, že ocenění se sice jmenuje Manažer kvality roku, ale patří celému kolektivu spolupracovníků, kteří se v ÚPV starají o řízení kvality. Je naprosto nemyslitelné, že bych v této oblasti mohl působit sám, bez velice kvalitní a vysoce odborné spolupráce s kolegy. No a pokud jde o tu inspiraci, základní podstatou systému řízení kvality je neustálé zlepšování, takže já bych byl rád, kdyby se nám dařilo se i nadále vyvíjet a zlepšovat alespoň tak jako doposud.

Kvalitou procesů se v Úřadu zabýváte soustavně. Co vám to přináší? A nestala se z toho tak trochu profesní vášeň?

Samozřejmě mám radost, když se nám práce daří a přináší výsledky. Velice mě například potěšilo, když jsme byli na základě kontroly připravenosti státních úřadů na program Digitalizace ČR 2018+ vyhodnoceni jako nejlepší z ústředních orgánů státní správy. Hodnocení, které proběhlo v roce 2018, se týkalo 14 ministerstev a 20 ústředních správních úřadů a zahrnovalo zkoumání celkové úrovně systému řízení, připravenosti na realizaci změn, úrovně řízení a finančního zabezpečení eGovernmentu/ICT a úrovně informačního systému. Odborníci z Digitálního Česka konstatovali, že ÚPV může sloužit jako příklad správné praxe při zavádění specifických procesů či agend.

Co v tomto ohledu zamýšlíte letos?

V roce 2020 chystáme zásadní změnu, která spočívá v přípravě na certifikaci systému managementu kontinuity podnikáni (BCM) podle normy ISO 22301. Cílem zavedení tohoto systému je zabezpečení ÚPV proti širokému spektru potenciálních hrozeb a narušení, včetně například selhání technologií, teroristického útoku či přírodní katastrofy. Jde o další krok na cestě k zajištění kvalitních služeb našim klientům a maximální otevřenosti. Situace posledních dní bohužel potvrzuje, že jsme zvolili správný směr, kterým se v této oblasti ubírat.

Mnozí by mohli namítnout, že Úřad průmyslového vlastnictví tak jako tak musí fungovat jako hodinky, tak proč ještě nad rámec povinností přemýšlet o kvalitě. Co byste k tomu podotkl?

Zavedení systému řízení kvality vedlo prokazatelně k celkovému zefektivnění činnosti ÚPV. Přineslo komplexní pohled na naše činnosti se zachycením interakcí různých procesů. Díky němu došlo k jednoznačnému vymezení rolí a odpovědností v konkrétních procesech, zjednodušení a zpřehlednění řídicí dokumentace, zlepšení plánování, využití prostředků na provoz ÚPV a systematické zohlednění rizik a hrozeb, včetně nastavení konkrétních způsobů jejich eliminace. Rozhodně se nedá říci, že přemýšlení o kvalitě a systému jejího řízení jde v současnosti nad rámec pracovních povinností pracovníků státních institucí. Sekce pro státní službu Ministerstva vnitra vydala již před dvěma roky Metodický pokyn pro řízení kvality, který základy řízení kvality upravuje ve všech služebních úřadech. ÚPV má pouze tu výhodu, že do určité doby předběhl vývoj státní správy v této oblasti a politika řízení kvality je již dlouhodobě součástí politiky vedení ÚPV. Snahu o další zlepšování chápeme tedy již dlouhodobě jako součást pracovních povinností všech pracovníků ÚPV. Bez tohoto přístupu bychom se ani nemohli zapojit do některých mezinárodních projektů.

Jaký praktický výstup pro běžného uživatele vašich služeb má zavádění kvalitativních hledisek do řízení Úřadu?

Integrovaný systém řízení jsme v ÚPV začali zavádět od roku 2006. Nejprve jsme certifikovali systém řízení bezpečnosti informací dle normy ISO 27001:2005, v roce 2008 pak systém řízení kvality dle normy ISO 9001:2008 a v roce 2011 management bezpečnosti a ochrany zdraví při práci podle normy BS OHSAS 18001:2007 a managementu ochrany životního prostředí podle normy ISO 14001:2004. Zavedení integrovaného systému řízení vystihlo trend vývoje a umožnilo v předstihu zavést opatření, která se stala součástí pozdějších požadavků na práci ÚPV, jako jsou například ustanovení zákona o kybernetické bezpečnosti, GDPR nebo požadavky na kvalitu v rámci zapojení ÚPV do činnosti Evropského patentového úřadu či Visegrádského patentového institutu. Je třeba zdůraznit, že požadavek na řízení kvality je základní podmínkou pro možnost zapojení ÚPV do řady mezinárodních projektů, které slouží občanům ČR k získání kvalitních informací, efektivní ochraně průmyslového vlastnictví a prosazování jejich práv v zahraničí. Konkrétně například zapojení ÚPV do Visegrádského patentového institutu vede k tomu, že český občan může získat jednu z forem kvalitní mezinárodní ochrany levněji a pohodlněji, než tomu bylo dříve.

Kvalita je fenomén, který se prolíná všemi obory lidské činnosti, někdy ji bereme jako samozřejmost, jindy jako velkou přidanou hodnotu, prostor pro management firmy či instituce, cestu ke konkurenceschopnosti, sebezdokonalování. Pro mnoho subjektů je to však ztráta času a zbytečnost. Kde hledat průsečík užitečnosti?

Řízení kvality mi připadá jako vhodný nástroj pro všechny typy institucí. Získání mezinárodně uznávaných certifikátů zvláště v oblasti řízení kvality a bezpečnosti informací zvyšuje jejich prestiž a důvěryhodnost. Ta se v našem případě prakticky projevila v nabídkách užšího zapojení do spolupráce se zahraničními partnery a mezinárodními institucemi. Tato spolupráce vede často kromě zvýšení prestiže i k možnosti získat podíl na finančních prostředcích spojených s činností institucí, se kterými ÚPV spolupracuje. Tyto prostředky, které jsou odváděny do státního rozpočtu, mnohonásobně převyšují náklady spojené s udržováním systému řízení kvality. Investice do řízení kvality se tedy i v institucích našeho typu ukazuje jako výhodná.

ptala se Eva Brixi