Nejčastějším prostředkem pro vnitropodnikovou komunikaci zůstává již řadu let e-mail. V přehlcených schránkách se ale zaměstnanci začínají ztrácet a mnohdy přehlédnou i důležitou zprávu od nadřízeného. Firmy proto hledají efektivnější nástroje pro výměnu informací.

Podle exkluzivního průzkumu americké společnosti Radicati Group v současnosti e-mail používají více než 2,5 miliardy lidí. Na ty připadá celkem přes 4 miliardy e-mailových účtů. Analytici předpokládají, že tato čísla dále porostou. V roce 2018 má existovat okolo 5,2 miliard účtů, které bude využívat 2,8 miliard uživatelů.

Studie společnosti Radicati Group se zaměřuje také na počet zpráv u firemní sféry. Těch denně po světě koluje zhruba 107 miliard a analytici předpokládají meziroční růst zhruba o 7 %. Z šetření vyplývá, že v současnosti takzvaní „byznys uživatelé“ denně dostanou 85 e-mailů a 36 odešlou. A to studie nepočítá se spamy, které neprojdou přes e-mailový filtr.

„Dle našich zkušeností tvoří ve středních a velkých podnicích více než polovinu e-mailů interní komunikace zaměstnanců. Většinou je elektronická pošta využívána nejen pro předávání informací, ale i mnoha dokumentů v přílohách a současně také pro zadávání úkolů. Souhrn informací, dokumentů a úkolů v e-mailových schránkách často převyšuje limit, který je schopen i nadprůměrný manažer efektivně obsáhnout. Pozorujeme nárůst poptávky po nástrojích, které mohou e-mail částečně nahradit,“ upozorňuje Lenka Uzun ze společnosti Servodata.

E-mail není všemocný

E-mail je podle odborníků v mnoha případech nezastupitelný, v rámci interní komunikace ale existuje řada momentů, kdy jej lze nahradit efektivnější alternativou. Mezi nejznámější aplikaci pro rychlou textovou, hlasovou a audiovizuální komunikaci patří nepochybně Skype, který nabízí také tvorbu konferenčních skupin. Pro podnikové řešení sjednocené komunikace je využíván také Microsoft Lync. Tato aplikace spojuje lidi kdekoliv v rámci každodenních pracovních aktivit, ať už právě využívají počítač, tablet nebo chytrý telefon.

„Lync poskytuje prostřednictvím jediného klienta konzistentní funkce pro zasílání rychlých zpráv, hlasovou komunikaci, video nebo konference. Uživatelé Lyncu se mohou s kýmkoliv spojit i prostřednictvím služby Skype, což otevírá brány komunikace se stovkami milionů lidí na celém světě. Kromě vnitrofiremní komunikace je proto dobře využitelný i pro komunikaci s obchodními partnery nebo zákazníky,“ doplňuje Lenka Uzun ze společnosti Servodata.

Dokumenty v příloze

Velkým úskalím efektivní komunikace je předávání a sdílení dokumentů, které často putují v hromadných e-mailech a následně jsou ve schránce elektronické pošty složitou cestou po čase vyhledávány. Efektivnější řešení představují služby pro sdílení a správu dokumentů, včetně určování práv pro čtení a zápis mezi předem definovanými skupinami uživatelů. Mezi tyto nástroje patří léty prověřený Microsoft Sharepoint a relativně nový OneDrive (nástupce služby Skydrive), který nabízí praktické cloudové úložiště. Firma si OneDrive může nastavit tak, aby k jeho obsahu měli přístup příslušní pracovníci odkudkoliv, a to včetně svých chytrých telefonů. Odpadají tak starosti týkající se nedoručitelných e-mailů s velkými přílohami i špatně nastavenými spam filtry, které odstraní důležitý soubor. Díky propojení s aplikacemi MS Office Online může na OneDrive spolupracovat na různých projektech více lidí v reálném čase. K výhodám patří také jednoduché uživatelské rozhraní, které většina uživatelů intuitivně zná z prostředí Windows.

Lidský faktor

Často se stává, že i když mají uživatelé k dispozici další nástroje, dají přednost elektronické poště. V mnoha případech by bylo vhodnější uložit dokumenty na jedno místo, ke kterému mají přístup všichni členové týmu, a zároveň je toto místo přiřazeno ke konkrétnímu projektu. Obdobně není e-mail ideální pro zadávání vnitrofiremních úkolů, které je možné spravovat v rámci aplikací, kde lze úkoly prioritizovat, přiřazovat k nim datum a opatřit úkoly poznámkami i přiloženými dokumenty.

Pro snížení počtu e-mailů a zvýšení efektivity komunikace zaměstnanců je proto nezbytné nastavit také pravidla komunikace uvnitř firmy a těmito pravidly se řídit. Sebelepší nástroje může vždy ovlivnit lidský faktor.

(tz)