Onlio, a.s., je ryze česká IT společnost specializující se na softwarové produkty zaměřené na digitalizaci firemních procesů a systémovou integraci. Disponuje nejvyšší certifikací v celosvětové síti partnerů Pipedrive CRM (Elite) a Atlassian (Platinum Solution partner Enterprise), kde patří mezi deset největších partnerů v Evropě. Vlastní produkt eDoCat DMS postavený na platformě Alfresco CE je jedním z řešení s nejlepším poměrem cena/výkon na současném trhu nástrojů pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow, což dokládají mnohá prestižní ocenění, například IT produkt roku nebo opakované úspěchy v soutěži CIO Business world Případová studie roku. Firmám Onlio nabízí pomoc například při bezpečném uchovávání citlivých dokumentů. Ne každá totiž tento proces zvládá na jedničku. Více jsem se dověděla od Pavla Nykla, obchodního ředitele Onlio:

Jakou škálu citlivých dokumentů by měly firmy dnes uchovávat? A jaké to vůbec jsou? Patří do jejich spektra třeba pracovní smlouvy se zaměstnanci?

Otázka nestojí tak, jakou škálu by měly uchovávat, ale jakou škálu uchovávají. Ale kardinální otázku vnímám jinak: Jak dnes firmy uchovávají citlivé dokumenty? Tradiční způsob uchovávání originálů v trezoru už je přežitý, speciálně v situaci, když řada dokumentů už ani v papírové podobě neexistuje. Svěřit supercitlivé elektronické dokumenty běžnému serveru je hazard, protože přístupy správců sítě jsou v podstatě neomezené. Jako jedna z alternativ se jeví DMS (Document Managament System) a k němu připojená důvěryhodná úložiště, která mají mimořádně jemné řízení uživatelských oprávnění až do té míry, že správci systémů jsou odříznutí od obsahu. Řízení uživatelských oprávnění v DMS, případně v kombinaci se systémem DLP (Data Leak Protection) je dnes už na takové úrovni, že se firmy nemusí obávat úniku citlivých dat.

Je potřeba si ujasnit ještě jednu věc. Dnes mnohokrát citované slovo digitalizace neznamená skenování dokladů, jejich uložení na centrální server a jejich následné rozesílání e-mailem příjemcům. Digitalizace správy dokumentů je především digitalizace procesů spojených s dokumenty. Tedy centrálně řízená výměna informací skrze jeden centrální systém, ve kterém jsou sice dokumenty uloženy, ale jádro toho systému je řízení procesů. Spolupracující uživatelé za sebou musí „trousit“ auditní stopu. Tedy o každé jejich operaci je v systému uchovaný záznam.

Ale co se vlastně rozumí uchováváním takových dokumentů? Ať v papírové, nebo digitální podobě? Že mají být uloženy ve firemním nebo bankovním trezoru v papírové formě, či na flash nebo na disku? Patří mezi bezpečná místa běžně uzamykatelná skříň nebo šuplík? Případně notář? Mohou být na cloudu?

Opusťme v dnešní době papírový svět. Všichni v určité podobě pracujeme s elektronickými exempláři. Trezor, ve kterém jsou zamčené klíčové dokumenty, pravděpodobně najdeme ve většině firem, ale každodenní rutina si žádá daleko operativnější a flexibilnější řízení přístupu. Firmy už dnes objevily přínosy specializovaných univerzálních DMS, které zabezpečí nejen dlouhodobé uložení, archivaci, včetně případné skartace, a to i supercitlivých dokumentů, ale zajistí i auditované řízení oběhu pomocí workflow. Právě řízení oběhu dokumentů bývá jednou z nejvyhledávanějších možností vlastností DMS.

Je už povinností mít citlivé dokumenty rovněž v digitální podobě?

Rozhodnutí o podobě uchovávaných dokumentů je zčásti na firmě, ale při kontaktu např. se státní správou jsme v podstatě dnes všichni konfrontováni s elektronickými originály. V takovém případě už papírový originál ani neexistuje. Záleží tedy na typu dokumentu a způsobu, jak s ním firma nakládá. Např. tradiční svět interních směrnic v papírové podobě s potvrzováním o seznámení s nimi na papírový prezenční arch je v mnoho firmách už dávno přežitý. Směrnice už v mnoha výrobních firmách, zdravotnických organizacích, farmacii existují výhradně v elektronické podobě, a to včetně řízení procesu prokazatelného seznámení jednotlivých zaměstnanců s každou jednou směrnicí.

Určitě firmy v tomto zdánlivě jednoduchém procesu chybují...

Existují podle mého názoru dvě skupiny firem. Ty, které na správu elektronických dokumentů s pomocí DMS už přešly nebo o přechodu uvažují, alespoň u části svých agend, a ty, které si myslí, že DMS nepotřebují. Správa dokumentů je páteřní firemní proces. Jakkoli se může zdát, že není třeba jí věnovat pozornost ani investice. DMS by měl být základním informačním systémem. Na 30 % firem reportuje, že se jim už stalo, že jejich lidé nemohli najít klíčový dokument. Kolik stojí firmu taková chyba? Umí ji firma vyčíslit? DMS není technologie budoucnosti, ale současnosti. Firmy, které to už pochopily, mají konkurenční výhodu.

Oč by měly dbát především?

DMS by s firmou měl růst. Firmy by měly hledat univerzální řešení, které bude připravené na
splnění budoucích požadavků. Nejde jen o schvalování faktur a žádanek o dovolenou. DMS je mimořádně přínosný systém, protože pozitivně zasáhne celou firmu. Centralizuje říze ní bezpečnosti. Implementace DMS je implementace změny – způsobů práce i myšlení. Pokud máte ve firmě DMS, vyhnete se v budoucnu složitému rozhodování, kam budete ukládat dokumenty, o kterých dnes ještě ani nevíte. Od nasazení DMS nikdo nepřemýšlí, kam dokumenty patří, ani kam je má jít hledat. Vedle spousty sofistikovaných služeb DMS je jedna, která vyčnívá nad všechny – hledaný dokument najdu za pár sekund. A to vždy. Ne až za hodinu nebo druhý den po tom, co jsem ho potřeboval.

A vámi nabízené řešení?

Máme vlastní produkt – eDoCat DMS postavený na globálně používané open source technologii Alfresco. Mimořádný poměr cena/výkon takového řešení na českém trhu hledá konkurenci jen těžko.

Poskytujete také poradenství?

eDoCat DMS je implementované řešení. Vlastnímu nasazení předchází analýza potřeb, následuje architektura cílového konceptu, nasazení, testování a podpora v provozu. Po celou dobu, co klient využívá eDoCat DMS, jsme připraveni poskytovat buď na základě smlouvy o podpoře, nebo na vyžádání konzultační a poradenské služby. S klienty jsme v nepřetržitém kontaktu.

Zvláštní kapitolkou je patrně nakládání s doklady osob samostatně výdělečně činných. Také by jejich uschovávání mělo podléhat určitému režimu?

Implementace DMS je implementací centrálního řízení bezpečnosti. Díky eDoCat DMS získá firma výkonný nástroj, který zajistí uložení elektronických dokumentů ve všech režimech v souladu s evropskou legislativou GDPR i eIDAS. Vzhledem k tomu, jaké informace obsahují osobní doklady spolupracujících osob, ukládat je dnes na cloudová úložiště nebo na souborový systém centrálního serveru neposkytuje dostatečnou ochranu. I když to řada firem dnes právě takhle dělá.

Co doporučit malé rodinné firmě, která se po letech podnikání rozhodla udělat si „v papírech“ pořádek?

Právě za tímhle účelem jsme na trh uvedli
mimořádně atraktivní edici eDoCat BOX (box.edocat.cz), která poskytuje plnohodnotně funkce DMS, ale je optimalizována právě na výkon a cenu pro malé a střední společnosti, kterým digitalizace firemních procesů není cizí.

za odpovědi poděkovala Eva Brixi